今日はすごい雨ですね
出かけているダンナさんから、「外にある植木鉢とほうきなどを玄関にしまった方がいいよ。」
との電話が来ました
お散歩にも行けないので、本日は今週行った「秘書講座」について書きます
実は私、名刺を作っていただいたんですが肩書きに秘書って書いてありました
秘書らしきことはあまりしてませんが、今は”何でも屋”さんなので
上司のサポートという意味では近いのでしょうかね。
そんなことから、今週はPC講習の他にもうひとつ
「秘書の基礎業務」についての講習に行かせてもらいました。
参加者は３０名ちょっとで、周りはスーツを着た方ばかり
講師はビジネスプラスサポートの池田先生という方で、
とってもステキな女性でした
内容は先生が一方的に講義するのではなく、先生の現状や失敗談などを交えながら
また、席も５～６人ずつに分かれていて、間にグループディスカッションを
挟みながらのものでした
グループディスカッション、学生に戻ったみたいで懐かしかった
なんと先生、関西が拠点で色々な場所に講義で飛び回りながら
２人のお子さんのお母さんもしてらっしゃるとのこと
その日も前日入りだったので、朝ごはん、お昼のお弁当、夕飯の
３食分を作ってから東京にいらっしゃったそうです
お忙しいのにほんとにキレイにしてらして、人柄もやわらかくステキな方でした
そんな先生のお話の中で秘書業務だけではなく、何の業務にも日常
にも役に立ちそうなお話を何点か紹介させていただきます
完全に私の備忘録です
ご存知の方が多いと思うので、読み飛ばしちゃってください
重要な仕事は午前中に
人間の脳は午前中がもっとも良く働くので、午後に重要な仕事をしても効率が悪いそう。
私は完全に夜型でした。生活を見直さなくては…
作業と仕事の違い
作業とは決められたことをただやること、
仕事は自分から進んで内容を理解しようとした上で行うこと。
分かってはいても慣れるとどうしても作業になりがち…
仕事の期日を確認後、優先順位を正しく判断
池田先生は毎朝、仕事面と私生活でやらなければならないことを
「重要度、緊急度」に分けて、実際に紙に付箋を貼って整理しているそうです。
最近の私の頭の中は常にごちゃごちゃ…
大事なことを忘れないためにも必要なことですね。
複眼思考を持つ
複眼には”いろいろな立場や角度からものごとを見たり考えたりするさま。”
という意味もあるということ。
”空飛ぶ鳥のように全体を見渡せる力を持つ”ことが大切なんだそうです。
これは私には一番無い思考…ついつい目先のことにとらわれがちです。
非定型業務を入れる余裕も持たせる
定型業務を常に予定を立て確認し実行しておくことで余裕が生まれます。
もし何も起こらなければ自己啓発の時間に使えばいいそうです。
これは私生活でも予定を立てていない私にとって一番重要。
余裕ですね、余裕…
マナー
慶事・弔辞の封筒とじ目 ※横型の封筒に縦に宛先を書く場合。
左の位置が尊いとされてきた言い伝えから左側に合わせ右で開くので慶びごとは右開き
弔辞はその逆の左開きだそうです。
現在市販のものは祝儀袋不祝儀袋とも左開きが殆どのようです。
お恥ずかしながら知りませんでした…
祝儀袋折り返し
慶事（祝儀袋）は、「嬉しくて万歳をする（上を向く）」という意味で上側を折ってから下側を折り、
弔辞(不祝儀袋）は、「悲しいことは水に流す」という意味で下側を折ってから上側を折る
のだそうです。
ふくさの包み方も祝儀袋の包み方と同様に、慶事では上側を折ってから下側を折り、
弔事ではその逆になるそう。
意味は知らなかったけど、折り方だけ知ってました…
お辞儀の手合わせ
左より右が格が上という意味があり、相手に対して謙譲や尊敬の意味を込めて
右手の上に左手を乗せる形を取る。
こちらも全然知りませんでした…
これらは意味を考えて覚えることが大切だそうです。
自己管理を怠らない
自分を良い状態に保つようセルフコントロールを行う。
まずは自分の心のマイナスの声に気づき、それをプラスの声に変えていくことが大切だそうです。
最近は精神を病んでいる人も多く、鬱病も現代病なのかな。
普段から自分の状態を良く知ることが大切と私も痛感します。
先生も何よりも大切なのは自分の心と体の健康だとおっしゃってました
マナー以外は全部”分かっていても出来ない”ことばかり
私にとっては色々見直すいい機会になりました
それでは、最後までお付き合いいただいた方お疲れ様でした