原則① 仕事をスリム化する
原則② 段取りファースト
原則③ 処理能力をアップする
原則④ 報連相を重視する
原則⑤ 人間関係をつくる
非常に簡単で、わかりやすい仕事術に関する本です。中身も読みやすいので30分程度で読めてしまいますが、たんなる他にある仕事術の本の焼き直しではなく、それなりにツボを押さえた内容になっており学ぶ点は多々あり。
仕事のやり残しが出てしまう理由としては、仕事量が多かったり、考えに手間取ってしまったり、予定外のことが発生した。ということがあげられます。
それらの理由は
①ムダが多い
②段取りが悪い
③スピードが悪い
④コミュニケーションが足りない
⑤1人で仕事をしている
ということが原因となっています。
これらの問題に対処することが、仕事をうまくやる原則となります。
そしてこの本では、上の５つの原則を元に、色々な仕事術を紹介してくれています。
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目次
プロローグ
part 1日々のピンチから解放される!
仕事がデキる人、5つの「やり残し防止法」
part 2 仕事を「スリム化」していこう
いつでも予定がギッシリを解消
part 3 ダンドリでは、この先読みが効いてくる
「手帳」「日報」をこうして活用
part 4 処理能力がグンと高まるムダゼロ!習慣
大量の「業務&メール」を一気にさばく
part 5 この「報連相」で、毎日が快進撃!
悩む時間が激減し、リズムよく仕事がデキる
part 6 成果の出方がガラッと変わる
デキる人のコミュニケーション術
エピローグ
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◇仕事をスリム化する
・２つのムダをなくすことが重要。
「手戻り」
→例えばパソコンのタイプミス。防ぐには、一つ一つの作業を「意識的に進める」こと。そのためには「出来上がりの手順をチェックリストにする」ことが必要
「よけいなこと」
→何かやらないことがあると、まず「どうやってやるか」を考えるが、その前に「やるか、やらないか」を考えてみる。そのためには以下の「５つのステップ」に基づいて考えみる
① 発生したタスクはどんなに小さくても、必ずTO DOリストに記入する
②「やらなかったらどうなるか」を考える
③記入した「タスクの目的」を考える
④同じ結果を出すことが出来る「代替手段がないか」を考える
⑤選択肢のなかから、「どれを実行するのか」を決める
◇段取り
・日報を朝書くことで、その日のシュミレーションができるようになり、段取り力が整理できる。なお日報には以下の要素を盛り込むとよい
①今日、なされるべきことは何か
②それぞれの仕事にどれくらいの時間が必要か
③その日、勤務終了時にどんな気分でいたいのか
・手帳術
1週間のバーチカルタイプの手帳を見ながら、1週間をシュミレーションする。
その場合、ルーチンワークを記入し、まとまって取れる時間を□でかこむことで、時間を面積としてとらえ、時間が限られていることを意識させることが重要。
◇処理スピードアップ
・時間ログを付ける
＜メリット＞
いまから何をするかを記録することで、ひとつのことに集中しやすくなる。
時間が流れていることに意識的になる。
人は必ず記録をのばそうとする。
・メール術
①読み手に「伝わる表現」にする
相手は誰か
どんな立場の人か
どこまで背景や経験を知っているか
どのような表現を好む人か
自分との関係、距離感はどうか
②一メール、一要件を徹底する
③タイトルは「結論」を書く
④「リード→結論→背景→結論」の順番で書く
⑤添付ファイルの情報も書く
◇報連相
・聞く側の心理的障壁を低くすることが大切
例えば、「すみません・・・・。ちょっとご相談があるのですが・・・」と暗い調子で言うより、「あ、ちょっといいですか？ ○○のことなんですけどね・・・」と明るい調子の方が、相手も構えずに聞ける
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