私が主に受ける電話は、
ほぼ両親に関わる、
医療介護関係者からの電話です。
いつもタイミングよく電話に出ることができないので、
着信に出ることができない場合を想定して、
留守番電話機能があることをお伝えし、
伝言をいれるようお願いしているのに、
「後で電話します」
とだけ残る伝言。
意味不明というか、
むしろ横着にさえ思えます。
仕事として電話をかけてくる方にお願いしたいのが、
要件を明確に整理し、
５W1Hでお願いしたい。
５W1Hとは、
When いつ～時間、期限、着手時間、スケジュール、納期、頻度
Where どこで～場所、位置、職場内外、屋内外、外出先
Who だれが～組織、担当、グループ、役職、人数、対象
What なにを～仕事の内容、種類、性質、分量、課題
Why なぜ～意義、目的、動機、理由、背景、必要性
How どうやって～手段、方法、段取り、テクニック、進め方、期待度
How どうやって～手段、方法、段取り、テクニック、進め方、期待度
さらに時と場合によって付け加えるのが
Whom だれに～相手、関係、人数
How many どのくらい～規模、寸法
How mach いくら～費用、数量、予算、単価、範囲
これを書くのは、
電話してきて団体名だけいい、
電話している本人が名乗らない人が多いから。
折り返し電話もかけられない。
というか、しづらい。
しかも、聞き取りにくい。
電話でしゃべっているのだから、
活舌よく、
大きな声で、
ゆっくりと
しゃべるのが基本ですよ？！
そして電話したからには、
要件を明確に伝えて、
相手のこころの負担を減らす努力をしてください。
要件が何かわからないと、
緊急性があるのか？
費用がバカ高いのか？
病状がどうなのか？
など心配し始めてきりがなく、
それが大きなストレスになるから。
例えば、
「後で電話します。」
のあなたの後でとはいつですか？
１０分後？
１時間後？
それとも終業時間前？
それはいつ？
それとも明日？明後日？
１週間後？
どれだけ待てばいいのでしょうか？
時間を作って待ちたくても、
また電話に出ることができない可能性が高まります。
私は携帯電話なので着信履歴が残るのでいつかかってきたかわかりますが。
昔の黒電話を愛用される古風な高齢者もいらっしゃるかもしれません。
そういう人への配慮を考えたことがあるでしょうか？
電話することも大切な仕事、
相手への配慮は必要です。
それがあなたやあなたの会社の評価につながります。
仕事に対する責任は相手へ配慮ができることにあると思うのです。
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松元佳子
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