おはようございます。
社長夫人のための給与アドバイザー Mike no Te です。
今日は昨日の続き→コチラ
ファイルの背表紙に保存期間も記入し、書庫はスッキリ。
では、もっとスッキリしましょう。
ファイルを手に取って、そのファイルに書類はただ挟んであるだけ。
その書類の中から必要な書類を探すって、時間の無駄ではないですか？
労働者に関する書類や賃金台帳、その他重要で何度か見る書類。
その書類を探しやすくするためには・・・
例として労働者のファイルで説明しますね。
綴じるものは、採用時の書類とします。
雇用契約書・秘密保持誓約書・卒業証明書ほか資格関係の証明書・基礎年金番号の写し・・・などなど
これらの書類を綴じるには
①ファイルの目次を作成します。
この例ですと労働者名が目次となります。
№１・・・佐藤A子
№２・・・田中B男
など、その人ごとに付番します。
エクセルで作成してカナも入力し五十音順にソートしておけば、田中さんが№２の番号の人だとすぐわかります。
②番号のタックシールを作成し、裏紙でも安い色紙でもいいので番号順にタックシールを貼ります。
③番号のタックシールを貼った紙のところに書類を綴じます。
退職して労働者の書類が不要になったら、空いた番号を新入社員に付番します。
そうすれば、間に挟む紙は半永久的に使用できます。
これで書類も探しやすくなり、スッキリ!(^^)!
しかし、私はこれだけでは満足できませんでした。
私のこだわり・・・
それはタックシールの貼り方。
番号順に重ならないようタックシールを紙に貼りつけるのですが、タックシールの間隔がバラバラ。
見た目がよろしくない。
そこで、作ったのがこれ↓
このボロボロの紙。
３０年前のものです(~_~;)
タックシールの幅に合わせて等間隔に線を引きました。
間に挟む紙にこの線を引いた紙をあててタックシールを貼ります。
これで、タックシールの重なった部分が一直線。
きれいにファイリングしてある書類は見ていて楽しいですよ(*^_^*)