こんにちは。
社長夫人のための給与アドバイザー Mike no Te です。
今日は昨日の続き→コチラ
ファイルを分類して見やすくしたけど、ファイルが増え続けたらやっぱり書類の山。
そうならないために・・・
全てのファイルの保存期間を決めましょう。
・永久保存
・１０年
・７年
・５年
・３年
・１年などなど
インターネットで「文書 保存期間」と調べると、参考になるサイトがたくさんあります。
法律で保存期間が決まっている書類もありますよね。
では、どうやって取り掛かればいいのでしょう・・・
①まずは面倒でも全てのファイルを洗い出します。
②そして人・物・金・その他の分類で一覧表を作成し、保存期間を決めます。
③一覧表には、ファイル№・ファイル名・ファイルの中身の簡単な説明・保存期間を入力します。
これだけで、新入社員もファイルを探し回ることが少なくなります。
④ファイルの背表紙の下のほうには、保存期間を記入します。
⑤背表紙にそのファイルの保存期間が書いてあるので、期間が過ぎた書類は破棄します。
書類も一定量から増えないので、書棚はいつもスッキリ。
仕事の閑散期にファイルの整理、おすすめですよ(*^_^*)