会社ドメイン

６月最終週。

今日と明日で６月も終わります。

今年は５月から暑かったので、既に夏が来てる感覚ですが、本格的に夏に入るのでしょうね。

さて、KDDIが関連企業を含む顧客情報の漏洩を発表しました。

KDDIのISP向けメールシステムに不正アクセス、BIGLOBE、J:COM、ニフティなど最大1422万件の情報漏えいの可能性　影響を受けるサービスの利用者はパスワードの変更を

仲間内でも、話題になりました。

その中で、私も数件問合せがあったのが「うちの会社のメールは大丈夫か？」です。

この企業は小さい会社ということもあり、「✕✕✕＠Nifty.com」を社内の共通メールにしていたのです。

報道から想像すると、この会社の情報は登録してあるものについては何処かに漏れていると思われます。

そして、以前から思っていることですが、「どんなに小さくても、企業や事業者として独立しているのであれば、メールは自分のドメインにしませんか？」ということです。

確かに大手ISP（インターネットサービス・プロバイダ）のサービスであれば、安くて安全のような気がします。

しかしながら、大手のサービスプロバイダでもやってしまう時があるのです。

独自ドメインなら安全か？

実はそれも微妙で、変なサイトに独自ドメインを登録してしまい、そこから故意に拡散されてしまうと同じではあるのですが、ある程度管理状況は強固になることを考えると、全く無意味ではありません。

また、「自分の・・・」ということで、所有者意識も働きますので、その他のセキュリティ意識も向上します。

そして何より、他社との付き合いの中で“本気度”を表すことが出来ます。

「ダメなら直ぐに解約すれば良い」「どうせあまり使わない」という意識ですと、ある意味「この人たちは、仕事や事業を続ける気が無いのだろうか？」という不安を与えることもあります。

そういった意味では、たとえ小さくても「独自ドメイン」を持ち、ネット空間でも独自の住所を持つことをお勧めします。

AIのこと

丸々一週間空けてしまいました。

先週は月曜の午前から外出があり、ブログ書いてる時間が無かったというのが真相です。

本来なら、ルーティン化するべきですが、それがなかなか出来ない。

月曜の朝は、けっこうな頻度で突発的な事が起きます。

さて、中小企業にAIは必要か？

よく聞かれます。

７月末も、あるところで１時間ほどの講演を依頼されております。

簡潔に言うと、必要どころか、「どんどん活用したら良い」です。

例えば、簡単な事務文書はお任せしても良いのではないでしょうか？

もちろん、各社既にWordのフォーマットをお持ちだと思いますので、そのフォーマットに必要事項を入れ込むことも出来ます。

また、作成した文書の添削などにも利用できるでしょう。

プレゼン資料などの作成にも活用可能です。様々なAIプレゼン作成ツールもありますが、最初からそれらを使うよりは、最初の構成づくりを練り込むところから始めては如何でしょうか。

とにかく、取り敢えず触ってみることから始めてみて下さい。

因みに、以下のプロンプトで、ブログを書いてもらいました。

何となく、無機質と言うか、自分らしくないというか、そんな感じですね。

プロンプト

以下のトピックを交えて、200字程度のブログを書いて。

・月曜の午前から外出があるとブログが書けない。
・中小企業でもAIは必要か？
・中小企業では、文書のフォーマット、書いた文章の添削、資料の構成などに使える。他の提案があれば、それも含めて。
・使うのに注意するべき点は、「答えを信用しない」「誹謗中傷的な事は載せない」「あくまで、ネット上にあることしか出てこない」ということ。
・Excelのマクロや、必要な関数などを書かせると、うまくいきます。
など、中小企業に役立つこととまとめをお願い。

出て来たブログ

月曜日の午前中から外出予定が入ると、なかなかブログを書く時間が取れません。そこで今回は移動中に考えていた「中小企業にもAIは必要か？」というテーマです。

結論から言えば、AIは中小企業こそ活用する価値があります。例えば、文書や提案書のフォーマット作成、文章の添削、資料構成の検討、議事録の要約、アイデア出しなど、日常業務の効率化に大きく役立ちます。さらに、Excelの関数作成やマクロ作成を依頼すると、かなり実用的な結果が得られることもあります。

ただし注意点もあります。AIの回答をそのまま信用しないこと、誹謗中傷につながる内容を作成しないこと、そしてAIは基本的にインターネット上の情報をもとに回答しているため、自社固有の事情までは理解していないことです。

AIは魔法の道具ではありません。しかし、上手に使えば中小企業の強力なパートナーになります。まずは身近な業務から試してみてはいかがでしょうか。

仕事に合わせる？ソフトに合わせる？

一週間ぶりの投稿になりました。

月曜日、サボってしまいました。

今週は、仕事半分、所属会議所関連の会などもあり、バタバタしてました。

ある企業の工場見学に参加し、大きな刺激を受けました。

その後の懇親会でも大いなる収穫というか、勉強になることもありました。

さて、よくあるご依頼の中に「うちの仕事に合ったソフトを選んでくれ」というのがあります。

これは、ITコーディネータや関連するお仕事をされている方は必ずと言っていいほど相談されていると思います。

この相談、意外と難しいんですよね。

一般的には、業界や業務分野毎にソフトやソリューションが用意されており、ホームページやパンフレットで丁寧に紹介されています。しかし、実はそれを理解する一般中小企業の経営者、または従業員がどれだけいるのか。

最近では、簡単な業務フローなども記載されており、自分たちの仕事に必要な機能のマッチングぐらいまではカタログ上で出来るようになりました。

しかし、重要なのはその先です。

必ずしも、機能＝業務とはならないところが、システム導入、ソフト導入の難しいところです。

可能であれば、ソフトに仕事を合わせて、業務そのものを改善していくと、結果的に業務の効率化が実現します。

現在販売されているソフトやサービスは、それらの導入経験をもとに開発が進み、最も効率の良い業務が遂行できるよう改良されているからです。

本来ならば、ソフトが使えない仕事や作業は排除して、最低限の作業に落とし込むことで、現場の業務改善も併せて遂行できるのですが、これがなかなか出来ないのです。

これは、なぜか？

理由は大きく２つあります。

１つ目は、現場での作業が煩雑すぎて、標準的なソフトがそのまま使えないということです。

紙やホワイトボード上での情報共有が多いため、システム内の機能に合わせることが困難な状態になるのです。

２つ目は、そのままソフトに併せた作業に合わせることは出来たとしても、実は排除する作業がその企業の強み、コアコンピタンスである場合です。

折角、企業が大きな強みを持っているのに、それを取りやめてまでソフト導入するというのも、企業経営としては本末転倒になります。

細かい事例を出したい所ですが、直ぐにわかってしまう内容でもあるので、公では控えますが、これは皆さんの企業でも必ずある問題です。

ソフトやサービスを導入する際は、”何が大事なことなのか”をしっかり見極めて、自分の会社では「何を省力化するべきか」ということをソフト導入時にしっかり考える必要があります。