文書管理
- ■文書管理
(１)文書に関わる非生産的な時間とは、
①必要な文書を探し出す時間。＝検索
②保管すべきかどうか迷う時間。
③この文書を外部に提示してよいかどうかの判断。（機密性）
④同じような文書を何回も作ってしまう時間。
(２)上記を踏まえて、ファイリング・システムの目的とは、
①文書に関わる非生産的な時間をできるだけ排除すること。
②保管コストや管理コストを削減し、より高度な業務処理や判断業務が行
える状態をつくること。
(３) ファイリング・システムはどのような視点から考えるか？
①不要な文書は廃棄する。
②私物化させない。
③すぐに取り出せる。
④保管から廃棄までを管理対象とする。
⑤組織的な制度として成立している。
(４) 文書の分類方法には以下のものがある
■様式・標題別
帳票類や伝票類のように、標題が定められている場合に、その標題を
そのままファイル名称とし、まとめる方法（例：○○申請書ファイ
ル、○○届書ファイル等）
■案件（一件）別
許認可の申請から処分まで、工事の計画から完了までの行政文書な
ど、一つの案件に係る文書を順序立ててまとめる方法（例：○○許可
（認可）一件ファイル、○○訴訟一件ファイル等）
■特定のプロジェクト別
特許の出願から登録、異議申立てに対応する書類なども含め、一括してフ
ァイリング。
■相手先別
顧客別に営業資料を整理しておけば、その顧客の動きを見直したりするこ
とで、今後の営業戦略を立てるときなどに便利です。官庁への提出資料を
一元管理ことも有用です。
■時期別
同種の内容の行政文書を一定の期間ごとにまとめる方法（例：○年○月相
談案件ファイル、○年○月支払書ファイル等） この方法は、人事や経
理、購買部門でよく採用される方法ですが、ほかに、工場の運転記録、品
質管理記録などをまとめるときに便利な方法です。
■仕事を能率的するグッズ
- メディアファイブ media5 アッという間に耳から習得+良識脳を創る!必携ビジネス教養編
- ￥3,078
- イーベスト
- 日本法令CD-ROM 実用ビジネス文書文例集 テンプレート43
- ￥4,490
- 文具店TAG
- セキュリティソフト搭載 USBメモリ（EU RoHS指令準拠） 1GB【MF-AU201GSV/RS】エレコム
- ￥1,134
- エレコムダイレクトショップ
ビジネスマナー：名刺交換
■ビジネスマナー：名刺交換
①上着の内ポケットなど取り出しやすい所に名刺を用意しておく
②相手の正面にたち、胸の位置に名刺を【 両手 】で差し出す。テーブル等がある場合は【 相手のところまで回り込む 】 。
③名刺交換は役職の【 上 】の者から済ませる。上司が同席している場合は上司に続く。
④名刺を出すのは【 目下 】の者から、あるいは【 訪問者の方 】が先になる。相手から先に出された場合は、「申し遅れました。」と一
言添える。
⑤名刺を【 相手 】向きに 【 両 】手で出しながら、社名、部署
名、フルネームを名乗る。
（例）「ＡＢＣ商事 企画部 美山一郎 と申します」。
⑥相手が同時に名刺を差し出してきた場合は、自分の名刺を【 右 】手で持ち、【 左 】手で相手の名刺を受け取る。受け取ったら、すぐに右手を添えるようにする。
＊名刺を受け取ったら、【 「頂戴いたします。」】と一言添える。
＊この時、相手が差し出した名刺の高さよりも、やや【 低い 】位置で差し出す。（【 謙虚さ 】を表す）
＊読みがわからない時はその場で確認する。
⑦複数で商談する場合は、相手の【 座席位置 】に合わせて名刺を机に
並べておく。その際は、相手先の【 トップ 】の人の名刺を名刺入れ
の上に置いておく。
■仕事を決めるＭｙグッズ
- イニシャル入り名刺入れ
- ￥9,800
- dunhill ダンヒル SIDE CAR GUN-METAL 名刺入れ DL2F247A
- ￥19,000
- Amazon.co.jp
ビジネスマナー：敬語の使い方
■ビジネスマナー：敬語の使い方（実例）
①『お食事はいただかれましたか？』
【Ａ】『お食事は召し上がりましたか？』 「いただく」は「食べる」の謙譲語。尊敬語をつくるときの型「～れる」を当てはめても尊敬語にならない。
②『お名前を申してください。』
【Ａ】『お名前をおっしゃってくださいませ。』 「申す」は「言う」の謙譲語。
③『拝見しますか？』
【Ａ】『ご覧になりますか？』 「拝見」は「見る」の謙譲語。
■【二重敬語 】
④『お客様がおいでになられました。』
【Ａ】『お客様がおいでになりました。』「来る」の尊敬語である「おいでになる」に尊敬語をつくるときの型「～られる」を加えた二重敬語。
⑤『お伺いさせていただきます。』
【Ａ】『お伺いいたします。』 「伺う」は「行く」の謙譲語。「させていただく」は自分が何かをすることを許してもらうという謙譲表現。謙譲語に謙譲語を重ねている。
⑥『お召し上がりになってください。』
【Ａ】『召し上がってください。』 「食べる」の尊敬語である「召し上がる」に、尊敬語をつくる時の型「お～になる」を合わせた二重敬語。
⑦上司に外出の時間を確かめるとき『何時ごろ参られますか？』
【Ａ】『何時ごろお出掛けになりますか？』 謙譲語の「参る」に尊敬語をつくる型を当てはめても尊敬語にはならない。
■【外部の人に対して、内部の者を言うとき】
⇒尊敬語を使わない
⑧『青山部長は今、席にいらっしゃいません。』
【Ａ】『（部長の）青山はただいま（今）、席を外しております。』
⑨『青山部長がよろしくとおっしゃっておりました。』
【Ａ】『（部長の）青山がよろしくと申しておりました。』
・尊敬語である「おっしゃる」を謙譲語の「申す」にする。
・普通の言い方の「いる」を謙譲語の「おる」にする。
■内部の者を言うときでも、その人の近親者に言うとき
⇒尊敬語を使う
９『部長の青山は食事に出かけております。』
【Ａ】『青山部長（さん）は、食事で出掛けていらっしゃいます。』
家族などに対して言う場合には「さん」をつけても構わない。
■こんな商品があった！
- me. オープンハート ブレスレット (プラチナコーティング) 95-2346
- ￥4,200
- Amazon.co.jp
- LOVE×LOVE×LOVE (ラヴトリプル) ブレスレット 214042NVB30454
- ￥8,980
- Amazon.co.jp
- 【MU-RA】 パール シルバー ブレスレット SILVER 淡水パール ガラスビーズ ムーラ
- ￥6,090
- MU-RA
- swatch bijoux (スウォッチ ビジュ) ブレスレット ALL FOR ME JBM038-U
- ￥4,725
- Amazon.co.jp