私が20代のころの話です。小さな広告代理店だったので入社早々の私は、請求書の発送を任されました。私は、請求書とともに何か一筆書かなければ・・・と思いメモ書きを入れました。
そのメモ書きを上司が見て注意されました。そのメモ書きのどこが悪かったのか・・・。確かこんな風に書いたと記憶しています。「日ごろはひとかたならぬお世話になり、云々・・・」この場合は、「ひとかたならぬ」は余計な言葉だったようです。
先日、会社の部下のメールを見て「これはまずい！」と思いました。メール文に送り先の名前がなく、いきなり本文へ入っていることと依頼のメールでありながらも一見すると横柄な態度に取られがちな文面であったことです。
その部下はめったに外部とメールをしないので、これまでキチンとビジネスメールの書き方を知らずにいたのでしょう。
私は、取材の依頼で様々な業種の方たちにメールを出し、またメールをいただきます。これらのメールのやり取りをした中で、「この人に会いたい！」と思わせるメールがいくつかあります。
直近で感動したメールは、今の会社の人事担当者からの面接についてのメール。メールをいただく前は、「第一希望だったけど、連絡も遅いし他の会社にしよう」とこころを決めていました。ところが、その人事担当者からの熱意のこもったメールに私はイチコロ。「こんなメールを出す人に会いたい！」と素直に思いました。
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私がこの曲を初めて聴いたのは、ジョージ・ベンソンだったと思います。今回は、ケリー・ミトルマンというシンガーのバージョンをお届けします。ボッサ調でよい感じ。軽やかに歌っているところがいいです。
Kelly Mittleman
Feel Like Making Love ／Kelly Mittleman
愛のためいき／ケリー・ミトルマン
この楽曲は、アルバム『Kelly』（2005年）に収録。大物プロデューサー、ナイル・ロジャースが手掛けた。オリジナルは、ロバータ・フラック版（1974年）。ジョージ・ベンソンもカバーしている。
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ビジネスメールにおいては、失礼に感じることはあまりないのですが、一通のメール内に「＞マーク（インライン）」を多用する方がいらっしゃいます。私の好みではありません。たしかにインラインマークは、便利です。しかし、これは単なる送り手の手抜きのように感じます。自分の書いたメール文を再度見返すことを強要され、正直、良い気持ちではないです。
メールの相手と行き違いがあり、ちょっと注意喚起やクレームに近い内容のメールを送ったとき、妙に冷静に返答されると少々がっかりします。ただただ淡々とした相手の文章にはこころがこもっておらず、高温に熱した私に氷水をかけられたような気持ちになります。
その他、Reの応酬、CC、BCCの使い分けなどいろいろあります。メールなので返信は遅くても・・・とは思いますが、重要案件ではない場合、その日に出したメールにはその日に返事をいただきたい派（少なくとも翌日）。
ビジネスメールはあくまでもビジネスなので馴れ馴れしい言葉や省略言葉は使えません。私がほっこりするのは、何度かメールのやり取りを重ねた相手が、！マークやちょっとした顔文字（古い？）を使ったメールを出してくれるとその人との距離が縮まったようでうれしくなります。
たかがビジネスメール、
されどビジネスメールですね。
月曜日
今週も
こころのネジをギコギコ
今日もお読みくださりありがとうございました。
＊今頃、山へ登っています。コメントのお返事は遅くなりますので、ご了承くださいね。