マンションの個人情報保護法を理解する

2022年7月も終わりですね。早いもので今年もあと5ヵ月。新型コロナウイルスはオミクロン株BA.5による第7波が急拡大し新規感染者数が大幅に増えております。重症化する例は少ないものの社会経済活動への影響は無視できません。引き続き感染拡大防止策を徹底していきましょう。

今回は個人情報保護法への対応について説明致します。

2015年に個人情報保護法が改正され、2017年5月30日からマンションも同法の対象になりました。個人情報とは生存する個人を特定できる情報のことを指します。マンションでは居住者名簿や各種議事録などが該当します。

管理組合では通常の管理を行う上で、個人情報を頻繁に取り扱います。災害時の緊急連絡、消防設備点検・排水管清掃での各戸訪問、駐車場の申込、賃貸住戸の管理、管理費滞納時の督促など、ほぼ全ての業務で個人情報を取り扱います。個人情報なしでは管理組合の業務は成り立ちません。

個人情報保護法18条では、個人情報を取得した場合、その利用目的を本人に通知するか公表することが求められております。しかし、個人情報を頻繁に扱う管理組合において、個人情報を取得する都度本人に通知することは、非常に煩雑で現実的ではありませんので、あらかじめ利用目的を公表しておく必要があります。

公表例

当マンション管理組合は届出により取得した個人情報は以下の目的で利用し、届出者の承諾無しに第三者に開示することはありません。

・理事会議事録の送付、総会招集状・議事録の送付、その他管理組合の連絡

・災害時の緊急連絡

・その他、管理組合が法令・規約に基づいて行う業務

但し、次の場合は除きます。（本人の同意がある場合、警察など官公署からの要請の場合、法律の適用を受ける場合）

このようにルールを定め、あらかじめ公表しておくことによって、ほぼ全ての管理組合の業務を従前通りに行うことができます。同法への抵触リスクを都度考慮するなどの煩わしさは無くなります。

また、管理組合としては、個人情報の保管方法に注意する必要があります。（紙資料は鍵付きの場所に保管、データーはパスワードを付けて保管、不要になった情報は都度廃棄・消去するなど）

管理組合で取り扱う個人情報は「利用目的の開示」「保管方法の注意」を徹底すれば、特に恐れることはありません。