マンション管理書類の電子化を進める

2022年6月に入りました。早くも折り返しですね。各マンションでは、前期の総会が終わり、今期最初の理事会が開かれいる頃かと思います。新型コロナウイルスの感染拡大は収まってきました。リバウンドが起きないよう、基本的な感染拡大防止策は続けていきましょう

今回はマンション管理組合で保管している書類の電子化について説明致します。

マンションには多くの書類が存在します。竣工後十数年経つと、かなりの量になります。集会室や管理員室の書棚、管理会社内、理事長宅に山積みになっているのではないでしょうかマンション内には保管する場所が無いうえ、必要な時に必要な書類を探し出すことが難しくなります。

管理組合で必要になった時、関係者（区分所有者、理事、監事、管理会社）が必要な時に必要な資料を直ぐに利用できる環境を整えることが必要です。

※主な管理書類

・議事録類（総会議事録、理事会議事録、委員会議事録）

・周知文（注意喚起、案内など）

・管理規約、使用細則（最新のもの）

・長期修繕計画書、図面など

・契約書類（管理委託契約書、重要事項説明書など）

先ずは、紙で保管されている資料の電子データ（PDF）化を、管理会社に依頼することから始めましょう。電子データ（PDF）をクラウド上に保管し、関係者にアクセス権限を付与することで、必要な人が、必要な時に、必要な資料を、閲覧することができます。

書庫機能が付いた電子掲示板を安価や無料で使えるサービスもあります。ログインにはパスワードが必要であり、セキュリティ対策も十分にされております。これらを積極的に利用しては如何でしょうか？管理組合の活動が効率的かつ効果的なものになります。