昨日に続き導入、運用に至るまでを書いておきます(記録用)
マネーフォワード社のセミナー受講後、実のところすぐには取り掛かりませんでした。
一番の理由は何から手を付けたらよいかが分からなかったことでした。
もちろん導入コンサルタントを頼めばそんな問題は解決なんですが、経理の中における仕事が楽になり残業代が節減できる(経費削減)のメリットはあるものの、売上が上がるなどの
分かり易い効果はないので、自分でやるしかないかなと漠然と考えていました。
で、とりあえず、調べたら、まず、電子帳簿保存法に対応するためには、期首からでないといけない、かつ電子帳簿保存法の申請を期首の3か月前までに行っておく必要がある
ということが分かりました。
そこでまずは①ゴール(デッドライン)を設定しました。(うちの会社の場合9/30でした)
実際ゴールをきちんと決めたことでそこまでの道筋(今回は3月中旬から9月末までの)が
想像できたのは、なかなか良かったですね。
で、実務的に最初に取り掛かったのは、必要事項を調べること。調べた結果、
電子帳簿保存法を導入するには書類を紙から電子に変える必要があるということが
最低条件だということでした。
ですから②ハンコ(伝票の起票印や承認印等々)をなくし、電子承認を導入することから
始めることにしました。
電子承認の導入??、プログラマーではないんで、やれることは、会社で使用している
ERPが電子承認対応が可能かどうかを調べたことです。
実際最近の会計ソフトはちょっと有名どころ(弥生会計、奉行シリーズ)に限らず
マイナーなソフト(会計王やみんなの青色申告)でも電子承認に対応しているみたいですね。
電子ハンコを押すタイプや承認履歴を残すタイプなど承認方法は様々なのですが、
それには結構驚きました。
自分のところのERPはもう少しワールドワイドなタイプのシステムでしたので、電子承認の
機能はデフォルトでついておりました。
ともあれ、電子承認を導入することで、電子帳簿保存法の導入の最低条件が整いました。
ちなみに伝票の起票、承認(押印)、ファイリングという一連のプロセスのうち、その時点で
なくなったのは押印だけですが、電子承認を導入後、電子帳簿保存法に対応するまでの
紙対応期間、思ったのは押印のプロセスが無くなっただけでも相当、手間の削減が出来たということでした。
最近でも脱ハンコは結構話題ですが、本当に手間の削減は実感できるので、
導入すべきかと思います。