こんにちは、じゅんきです。
わたしの経験上、上司から仕事の指示を受けることが多いのですが、その指示の受け方によって、業務時間が大きく変わることに気が付きました。
それは、
「ゴール（アウトプット）を、提出する相手（上司）とコミットすること」
です。
つまり、作成者（あなた）と、上司とで共通のアウトプットのイメージを持てば、提出内容を検討する時間や、提出したときに上司から再作成を依頼される、などの手間が大幅に削減されます。
それによって、あなたの業務量もへり、残業時間を減らすことができます。
こんかいは、最も重要な、上司とアウトプットのイメージを共有するために気をつけるべきポイントを１つ、お知らせしたいと思います。
それは、
「上司は必要な指示をしたがらない」
ということをわかることです。
上司とアウトプットイメージを共有するためには、指示をだす上司自身がアウトプットのイメージを持っている必要があります。
そして、上司が部下に指示を出す場合とは、ボヤッとしたイメージを持ちながら、部下に丸投げするパターンが多いです。
この、「ボヤッとしたイメージ」というのが、非常にくせものです。そのイメージを確認しなければ、
「なんかイメージと違うんだよねー」とか、部下からすればわけのわからない言い分によって、作り直しを命じられる。
そしてその「ボヤッと」したイメージに近づけようと考えますが、上司からは本当に「ボヤッと」した指示しか得られていないため、何をどうすればよいか、考えてしまうのです。
仕事をする上で、業績の向上について考える時間は必要ですが、上司が考えていることを考える時間は無駄です。
はっきり言って、効率が悪いです。
ですので、指示を受けたその時に、上司とアウトプットのイメージ感を共有する必要があるのです。
たとえば上司から、「このプロジェクトのスケジュールだけど、ひと目でわかりやすい資料つくっといて。あと、重要な項目は強調しといて」
といった指示があったとしたら、あなたはどう動きますか？
上司とイメージを共有するために、たとえbあ「わかりました。スケジュールですが、社内管理用として、スケジュールの進捗状況がわかるような資料をエクセルで作ればよいでしょうか。」
と、仮説を上司にぶつけ、YESならよし、NOなら何か別の形式を考えよう。といった動きをすれば、コミュニケーションによって、業務時間が半分になるかもしれません。
仮にさきほどの場合で、確認をせずエクセルで資料を作成していたら、
上司から
「クライアントに説明する資料だから、エクセルじゃなくてパワポで見た目もアイコンなどわかりやすく。
といった指示が別途でるかもしれません。
それを回避するために、まずあなたから、アウトプットのイメージを上司に伝え、コンセンサスを得られるよう務める必要があるのです。
上司がもつイメージ感まですべて共有した上で指示を出す上司も存在しますが、
大多数は、イメージ感を伝える必要性を感じていません。
ですので、部下側から、聞くしかないのです。
これがコミュニケーション力というものかと思いますが、上司にコミュニケーション力を求めるのではなく、貴方自身が上司から情報を引き出すと思いながら、仕事に取り掛かれば良い循環となると考えます。
それでは、本日はここまで。
じゅんき