こんにちは。
フジムラです。
ようやく外も秋めいてきそうな雰囲気に。
長かった夏も終わり2018年も終わりに向かっていきますね。
そんな季節の変わり目、節目に…
仕事に必ず活かせる！
Evernoteで学ぶ整理整頓術
今回は再びEvernoteの登場です！
でもご紹介をしたEvernote。
多彩なメモ機能がついており
さまざまな場面で使われている方も多いと思います。
今回はこのEvernoteを使って
仕事にも役立つ整理整頓術を学んでいきます！
時間軸と内容軸
今回の整理整頓でのテーマになるんですが。
何のことかピンとくるでしょうか？
まず整理整頓をしていく上で
忘れてはいけない2つのポイントを押さえましょう。
①必要なものと不要なものを取捨選択する
②必要なものを分類する
こういう言い方をしましたが
【整理整頓】をかみ砕くとこうなります。
それを実行していく際に
時間軸と内容軸
この2つが必要になってきます。
ノートブック=時間軸
タグ=内容軸
Evernoteはノートブック→ノートという
入れ子構造になっていて、
プラス各ノートにタグを付けられる
というのはお使いの方ならご存知かと思います。
ノートブックもタグも存在は知っているけど
明確なルールわけもしないまま使われている方が多いのではないでしょうか？
例）仕事、趣味、記事など
一見すると綺麗に整理されていて使いやすそうに思えます。
が、このやり方には決定的な弱点があります。
いま捉えるべきものが明確ではない
ということです。
整理整頓をする
本来の目的とは？
そもそもなんで整理整頓をするんでしょうか。
見た目が綺麗だから？
使い勝手がいいから？
なんとなくちゃんとしてるから？
どれも間違いではないですが
根っこにある一番大事なポイントはこれ↓
いま必要なものを瞬時に取り出す
このために整理整頓はあります。
例えば
もう読み終わった新聞と
あとでじっくり読みたい新聞と
いま読もうと思った新聞が
おなじ【新聞】という棚に入れられていたら…
いま読みたい新聞をすぐに見つけ出すのは
至難の技ですよね？
なので内容軸だけでなく
時間軸で【過去、現在、未来】
と分けていま必要なものに
すぐアクセスできるようにするのが
今回の整理整頓術の一番大事なポイントなのです。
下の図は今回の整理整頓術のイメージです。
ベースになる入れ物を時間にして
内容はタグで数珠つなぎにしていきます。
【整理整頓の手順】
①過去、現在、未来のノートブックを作る
②必要なタグを作る
(いまノートブックが内容軸であれば、それをタグに転用で構いません。)
③いまあるノートブックを
①の3に分け②を付けていく
この時の割り振りのコツは
終わったもの、読み終わった記事などは
容赦なく過去にいれること。
ふたたび見返す場合はタグから検索するという流れにしましょう。
また補足として未来に振り分けたノートに関してはリマインダーを併用するとなお良しです。
というかリマインダーを付けてください笑
期限のない未来への約束は実現しませんからね！
情報を大掃除するときは
すでに手遅れ!?
今回のEvernoteを使った整理整頓術。
ルールをあまり細かくしすぎていないんですが
それには理由があります。
常に整理整頓されている状態を
維持してもらいたいから
情報は常に新しいものが増えていきます。
例えばその整理整頓ペースを
年に一回の大掃除のように行っていたらどうなるでしょう？
必要な情報が必要な時にみつからず
必要な人に必要な提案ができず
タイミングを逃し、埋もれていく。
確実に機会ロスが発生しますよね？
紙ではない電子情報であってもこうなってしまうので、定期的に整理整頓ができるルーティンをつくってしまうのが一番なんです。
そのため今回の整理整頓術は
時間軸(ノートブック)と
内容軸(タグ）で分けるだけの
細かすぎ粗すぎないルールになっています。
使っていくうちに合わない部分が出てくると思いますので、そのときはどんどん自分のルールを追加して使っていってもらえればと思います。
たびたび言ってますが
道具は使うことが目的ではありません。
目的のために使うものです。
オリジナルにカスタマイズしていってください！
それでは楽しいEvernoteライフを
（誰だ？）
ここまでご拝読ありがとうございました。