こんばんは
書き手のフジムラです。
ここ最近、気温差が大きいので体調を崩されてる方もいらっしゃるのではないでしょうか？
ぼくは少しでも異変を感じたら葛根湯を飲むようにしています。
あれは食前でいいので飲み忘れが少なく、かつ効き方が優しいのでおススメです。(ひとつ難点は苦味に慣れること。。笑)
よく体調管理は社会人の仕事のひとつと言われます。
会社を休まないというのは最低限としても
休まない程度に体調がすぐれない
なんかダルい、頭がまわらないという経験をした方も多いと思います。
本来なら日々100%のコンディションで仕事に取り組みたいところですが、なかなかそうもいかないのが世の常。
ならせめて自分以外のものは100%準備万端で
改め
スタンバイ状態
にしておきましょう！
ということで今回はみなさんの仕事に直結するパソコンのデスクトップを整理整頓していきます！
まずはおさらいです。
整理整頓とは
整理は、乱れた状態にあるものを整えること、不要なものを取り除くことを意味する。 整理の「理」は、道理や理論などに使われる字で、「物事の筋道」という意味があり、筋道に沿うよう整えるのが「整理」である。 整頓も、整った状態にする、かたづけることを意味するが、整理のように不要なものを取り除くという意味はない。
出典:違いがわかる辞典より
不要なものを取り除き
整った状態に片付けることを指す。
でしたね！
前回のスマホ整理整頓編では
不要なものを削除し、必要なものを頻度が高い順に再配置していきました。
しかしスマホに比べてPCは仕事での使用率が高いですよね。
簡単には削除できないものが多いのではないでしょうか？
なので捨てずに整理をメインに進めていきます。
とは言え、不必要になっているにも関わらず残ってしまっているものも順を追って手を付けていきますのであしからず！
さてここで1つ質問です。
あなたのデスクトップにあるもので、日々の業務によって増えていくものは何でしょうか？
フォルダ、ファイルですね！
この2つを減らし整理していくことによって、あなたのデスクトップは見違える様にスッキリしていきます。
PCのデスクトップを整理整頓していく為に必要なルールがこちら↓
①名前のルール
②場所のルール
それぞれご説明してきます。
保存の時のルールを決めよう
①名前のルール
さて皆さんはフォルダやファイルを作る際、保存する時どういう名前をつけていますか？
最低限内容の分かる名前だったり、送られてきたままだったりしていませんか？
作って日が浅いうちは作った経緯や名前も記憶にも残っているので、探すのにそこまで手間取らないと思います。
ただ、日々の業務に追われていると、過去の記憶はどんどん薄まってきます。
結果として手がかりの無い探しものに時間を浪費する羽目になります。
フォルダやファイルを作成、保存する際につける名前にルールを設けましょう！
ルールは以下の3つです。
1.ナンバリングする
2.日付をつける
3.タイトルを揃える
1.ナンバリング
これはフォルダやファイルの優先順位を見ただけで分かるようにする為に行います。
単純に内容で名前をつけているだけだと、いくら並び替えても名前の順にしかなりません。
これだと優先順位とは関係ありませんよね。
そこで名前の先頭に優先順位に沿って1.2.3.…と付けていきます。
そうすると数字の小さい順から並び変えることが出来ます。
頻繁に使うものは上に、頻度が下がるにつれて並び順が下へといきます。
そうして使っていると固定の並びを覚えくるので、アクセスへのスピードがあがってきます。
2.日付
これは記憶喚起の点で有効になってきます。
何かを思い出す際、手がかりになりやすいものは何でしょう？
社会人のみなさんだと何をしたか思い出すのに手帳を見返す方が多いのではないでしょうか。
手帳には日付と行動内容がセットで残っています。
これを使わない手はありません。
フォルダやファイルに作成日や保存日をいれておくと、直接の名前が思い出せなくても行動した日にちから逆字引することが出来ます。
3.タイトル
使用頻度や作成頻度の高いものほど、タイトルのつけ方を統一しましょう。
その日の気分でまちまちのタイトルを付けていると、アクセスする際いくらナンバリングして日付を入れても本当にそれが探しているものか判断するのにタイムラグが生まれます。
例えば
20180517_メンズ_キャプション
20180524_メンズ_オススメ
が同一の内容の続きファイルだと思いますか？
内容の表し方としてはどちらも合ってますが、名前のつけ方としてはハズレです。
統一しましょう！
見える場所にあって良いものは
②場所のルール
いくらルールに則って名前をつけても、それをデスクトップに散乱させていては意味がありません。
こちらのルールはたったひとつだけ
1.今日使うもの以外デスクトップには残さない
これひとつです。
とは言えいきなりは難しいと思うので
まず、どういったフォルダやファイルがデスクトップに残されてしまいがちなのか確認していきましょう！
・日々ダウンロードするもの
・先方から送られてくるもの
・自分で作るもの
・社内で共有しているもの
僕はECサイトの運営をしているのでこの様になります。
業種や職種によって様々だと思いますが大まかにはこんな感じじゃないでしょうか。
大切なのは自分が使うフォルダやファイルの性質を把握することです。
いつ、どこで、誰が、どのように使うのか
ここを把握出来れば
そのままデスクトップに置いておくのか
さっと目を通してフォルダに収めるか
それとも消すかの判断が出来ます。
つまり、今日使うかどうかの判断が出来るという事です。
まずはこの分類分けをしましょう。
分類分けが出来たのちは
・事業別
・個人別
・取引先別
・業務別
などにフォルダ分けをしていき、増え続けるデータの保管場所を作ります。
手段は目的のために
今回も整理整頓についてお伝えしてきましたが、これはあくまでも手段であって目的ではありません。
完璧な整理整頓をする事が目的ではないので、一時保管場所として【なんでもBOX】を設けるのもアリです。
最低限①名前のルールを守っていれば、検索をかける事が出来るので。
消すべきか、残しておくべきか
そしてどこに保管するべきか
ここで悩んで時間を使ってしまうのであれば
そのフォルダやファイルは【なんでもBOX】に入れてしまいましょう。
繰り返しますが、完璧な整理整頓をする事が目的はありません。
仕事の効率化を図る為のもの、という点をお忘れなく。
フォルダやファイルへのアクセスもスムーズになり、探すという余計な作業に費やす手間から解放され思考と時間に余裕が生まれます。
ぜひ、週明けから実践してみてください！
【今回のおさらい】
①名前のルールを設ける
1.ナンバリング(優先順位の視覚化)
2.日付(記憶喚起の取っ掛かり)
3.タイトルの統一(情報の視認性を高める)
②場所のルールを守る
1.今日使うもの以外デスクトップに出さない
(データの用途を把握する)
ここまでご拝読ありがとうございました！
書き手のフジムラでした。