昨日行われた顧問の退官記念パーティ、成功に終わったようです。
先生も喜んでくれていたようですし、会自体も（時間はオーバーしましたが）滞りなく進みました。
いらっしゃった上のほうの代の方からも「幹事さん誰？」と呼ばれ、お礼の言葉をいただきました。
司会進行役の方や、当日は先生のお世話をする形で会に関わった先輩からも感謝の言葉をいただきました。
いやー、感謝されるっていうのは気持ちいいもんですね。
やった感があります。
後輩の方にもすごく手伝ってもらったので、ワタシとしてはもっと後輩の方にお礼を言って欲しかったんですけれども。
以下、当日のワタシの動きです。
会が始まる約１時間１５分前にホテルに到着。
係の人と軽く打ち合わせをしました。
受付の看板に書かれている先生の名前の漢字が違うことにまず気づき、急いで係の人に訂正を依頼。
さすが手慣れているのか、ものの１０分ほどで直っていました。
一般の参加者が来るまでに間に合うかなーと思っていましたが、全然余裕でした。
で、正面に掲げる横断幕を後輩の子に作ってもらうために、ひととおり指示。
横断幕は、ホテルで用意してもらうと諭吉さん単位でお金が掛かるため、自前で用意した大きな紙に一文字ずつプリントアウトしたものを貼っていくという作業で対応。
フレームはホテルで用意してもらえるということだったので、そこに台紙を挟むという感じです。
思ったよりよくできていたように思います。
作業をしてくれた後輩の子のおかげですね。
最近の若い子は１から１０まで説明しても３しか聞いてくれないということが多いみたいですが、今回手伝ってくれた後輩の子はつかみを説明するだけで動いてくれました。
助かります。すぐに話を理解してくれる子はありがたいですね。
…で、テーブルを確認。
席札を、座席表を使って置いていってもらいます。
あとは、受付の方法を確認。
芳名帳に名前を書いてもらうスペース、会費をもらうスペース、あとは連絡事項を説明して寄付をお願いするスペースが今回特別に必要だったため、混雑しないように場所を考えました。
で、それをしながら式次第の確認を司会進行の方と相談します。
司会との相談が一段落したら、それをホテルの係に伝えて料理を出すタイミングや隠してある花束を裏から出すタイミングなどを打ち合わせ。
後輩の子が並べてくれている横断幕のレイアウト（文字のバランスなど）を確認。
また、実は聞いていた現役学生の参加予定人数より実際に参加する学生の人数が１人多いことを知り、慌てて係に連絡。
「大丈夫」とのことで、一安心。
そうこうしているうちに、現役の学生が到着します。
ホテルの入り口で待って部屋の方向を案内する学生を２箇所に配置してもらうように指示を出します。
…ここで失敗だったのは、普段見ない先輩の方がいらっしゃっていたので、顔がわからないという点です。
様子を見に行ったときに話を聞いたのですが、他のパーティに出席する人を間違えて案内してしまったらしく、その人がオロオロしていたということでした。
…いや、それはそれで面白いんですけれども。（←鬼）
手持ち無沙汰でいる後輩の子には、自分の席付近にいてもらうようにし、先輩が入ってきたときだけ立礼するように指示はしたんですが、なにぶん学生の人数が多いため、スマートには動けませんでした。
で、横断幕、席の確認、受付の準備、式次第の打ち合わせなど段取りがほぼ確定したのが受付開始予定時間の５分前。
…カンペキです。
自己満足の世界ですが、この絶妙な時間に完了するというのは、なんと言うんですか美学ですね。
そりゃあ、もっと早い時間に来て準備というのもアリですが、１時間前に準備が完了するよりも、１０分前、５分前に完了する方が美しいと思うのはワタシだけでしょうか？
受付が始まる前に到着していた先輩もいるんですが、それは多少待ってもらっていいと思っています。
もちろん、来た時点で挨拶はしに行きますよ。
そういう訳で、会が始まる頃には既に疲れてしまいました。
…いつもはこんなことにはならないのに。
ですが、裏方としては会が始まった時点で仕事は７割終わっているのです。
あとはスケジュール変更の対応と、会計管理です。
また、各テーブルのお酒の減りなども随時チェックです。
久しぶりに会う顔もあったのでもうちょっと喋りたかったんですけれども、結局会の間も食事を出すタイミングを係の人に指示を出したり、時間配分で司会役の人と打ち合わせをしたり、集まった会費と掛かったお金を計算して、会計がちゃんと合っているか確認したり。
ところで何回か経験して分かったんですが、係の方に伝えてあるスケジュールと実際の進行が変わってしまった場合、料理を出すタイミングが狂います。
基本的にはスピーチ中は食事は運んでこないという風になっているんですが、一人一人のスピーチが思ったより長くなってしまい、歓談の時間が満足に取れない状況になってきた場合、幹事が料理の運び込みにＧＯサインを出さなければなりません。
細かい予定の変更が発生しても、一応係の人には伝えないといけません。
…で、時間がオーバーしそうな場合は、大体の「予測オーバー時間」を係の人に連絡。
鍛えられましたので、その精度はそこそこ高いと自負しています。
予測オーバー時間と実際に撤収できた時間との誤差は５分程度でした。
終わったあとも、会計の打ち合わせや資料の作成があったので、二次会は他の運営の方にバトンタッチしました。
結局昼間から飲んでいたのに、終わったのは夜も遅くなってからだったようです。
何と言うかもうクタクタでしたね。
二次会をお任せしたのも、資料作成が残っていたのは本当なんですが、疲れていてちょっとテンションが上げきれないというのも原因のひとつです。
…そういう訳で（どういう訳だ）家に帰って、２０：３０頃にはもう寝てしまいました。
めっちゃ疲れましたけど、とりあえずいい会だったようで何よりでした。
ちなみに、全員知らなかったのですが、この日は顧問の先生６５歳の誕生日だったようです。
おっそろしい偶然ですね。