事務職の塵も積もれば山となる時短術 71個目自動化は意外と簡単

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

71個目自動化は意外と簡単

マクロを組む

例えばいつもシステムからデータを落として、同じ作業をして新しい表、書類、一覧表を作ってる場合

エクセルのマクロを組むと自動化が出来ます。

マクロと聞くと拒絶反応を出す人もいると思いますが、マクロの自動記録を使えば意外と簡単です。

しかも効果は絶大です。

今までやってた単純作業がエクセルご勝手にやってくれます。

習うよりも慣れろです。

やって損は無いです。

最初はイレギュラーや例外が多いと知識がないと出来ません。

本当に簡単で寝てても出来るような作業からチャレンジしましょう！

例えば請求書の明細や一覧表のさくせいなどです。

しかも人の手を使わないのでミスもなくなります。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

となる時短術 71個目自動化は意外と簡単

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

71個目自動化は意外と簡単

マクロを組む

例えばいつもシステムからデータを落として、同じ作業をして新しい表、書類、一覧表を作ってる場合

エクセルのマクロを組むと自動化が出来ます。

マクロと聞くと拒絶反応を出す人もいると思いますが、マクロの自動記録を使えば意外と簡単です。

しかも効果は絶大です。

今までやってた単純作業がエクセルご勝手にやってくれます。

習うよりも慣れろです。

やって損は無いです。

最初はイレギュラーや例外が多いと知識がないと出来ません。

本当に簡単で寝てても出来るような作業からチャレンジしましょう！

例えば請求書の明細や一覧表のさくせいなどです。

しかも人の手を使わないのでミスもなくなります。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 70個目クリップ止め、切手貼り、シール貼りなど

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

70個目クリップ止め、切手貼り、シール貼りなど

仕事でクリップ止め、切手貼り、シール貼り等が大量にある場合は机の右手に近い所に出して直接出しておくと、作業が早いです。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 70個目同時にやれる仕事はせいぜい１つか２つ

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

70個目同時にやれる仕事はせいぜい１つか２つ

パソコンで日々の仕事で色んな事をしてると様々なエクセル、システム、PDF等を開いて作業しています。

　人によってはエクセルやインターネット等を10個とか開いてる人がいます。

開いていればすぐに作業に入れるからだと思いますが、結局どれが使うか探しています。

　そして人はエクセルを10個開いていも常に使うのは２つ、３つです。

使ってないファイルは閉じましょう。

それだけでも作業がしやすいです。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 69個目タスクバーの配置

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

69個目タスクバーの配置

タスクバーの配置について

タスクバーとはパソコンのデスクトップの下にある開いてるエクセル等を選ぶときにクリックする奴です。

毎日使う、メール、システム、エクセル等をら毎回適当にしてますか？

毎日使う物があればタスクバーのエクセル、システム、メールの配置を決めましょう。

ついでに開く順番を決めると、自然と体が探さなくても動くようになります。

私の場合、タスクバーに左からメール、システム、エクセルの配置で決まってます。

さらに複数のエクセルを開いてる場合は、タスクバーを触ると出てくるエクセルの順番も作業予定表、注文一覧と決めています。

これを変えると手が何度も止まります。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 68個目何もしない時間が出来たら

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

68個目何もしない時間が出来たら

　もし仮に仕事中に30分何もしない時間が出来たり、もし作れそうなら違う人の仕事を覚えましょう。

　多能工化です。多能工化が自担につながるのは作業量の平準化が出来るからです。

　平準化とは仕事量が一日、一週間などの中で作業量と投入できる時間の量が一致しない時に、

作業量が少ないくて時間が余ってる人が作業量が多く時間が足りない人の仕事をする事で全体の作業量と投入時間のバランスを調整します。

　たまに標準化と平準化が、混ざってこんがらがっている人がいるので注意です。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 67個目歩くとは意外と時間を食います。

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

67個目歩くとは意外と時間を食います

　事務作業であるか分からないが、ラベルや伝票貼り、仕分け作業などは出来る限り歩かないように道具、製品を配置して行う。

　歩くとは意外と時間を食う行為です。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 66個目ボールペンはノック式を

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

66個目ボールペンはノック式を

文字を書く際にいろんな道具があります。

ノック式ボールペン

キャップのボールペン

サインペン

油性ぺん

クレヨン

万年筆

パソコンで書く

などなど

いっぱいあります。

それぞれにメリット、デメリットがあります。

その都度使い分けるのがただしいです。

普段、仕事の中で自分が使うのであれば、

ノック式のボールペンをお勧めします。

1番の理由はキャップを取る必要が無いからです。

キャップの取り外しの動作と

プッシュだけの動作だと

圧倒的にプッシュだけの方が動作が少ないです。キャップをどこに置くか？という問題もあります。

一日に何回もボールペンを使うなら、絶対にノック式のボールペンです。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 65個目入力項目は羅列する。

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

65個目入力項目は羅列する。

エクセルで書類を作る際。

フォームが毎回同じで変える場所がほぼ決まってる場合の時短

印刷する時やお客様にそのまま送るところの左側が右側に変更が必要な項目だけの表を作ります。

例えば

集荷日、配送日、品名等

毎回変わる場所だけの表を作ります。

これはenterキーを使えば連続で入力可能です。

元のフォームの変更場所に＋を入力して、評判の該当から入力したデータを引っ張れるようにします。

これをすると、矢印キー、TABキー、マウスを使うことなく作業が出来ます。

しかも、変更漏れも防げます。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 64個目万が一は滅多に起きない

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

64個目万が一は滅多に起きない

なぜか、たまに書類に書いてある番号を手書きで書く事という決まりがある。　

理由は万が一時が潰れる可能性があるから

頻繁に字が潰れて読めないなら仕方ないが(本当は他の方法を考えるが)試しに書くのを辞めたとしても問題は起きないことの方が圧倒的に多い。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

事務職の塵も積もれば山となる時短術 63個目工程を減らすのは意外と簡単

おはようございます。

時短士のムダ鳥です。

平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。

63個目工程を減らすのは意外と簡単

仕事が丁寧な人でたまにやってるのが、

書類を色々と仕分けしてから、最終的にはホチキスで止めます。

丁寧な人がやってるのが、

書類の仕分け

クリップで止める

仕分け後に　　

クリップを外す

ホチキスで止める。

4工程あります。

時短の視点がある人

書類の仕分け

ホチキスで止める。

2工程あります。

クリップ止めとクリップを外す。の２つの工程が無くなってます。

今日も

昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、

昨日よりもより良い一日を！

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