おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
91個目 電話を取り継ぐ時1
電話を取り継ぐ時にどこまでお客様の情報を聞いておくか？
これは自分、取り継ぐ相手の忙しさにも変わりますが、
自分で対応できるなら全て自分でやるべきです。なぜなら電話を取り継ぐ際に、保留ボタンを押す、受話器の上げ下げが2人分、繋ぎ先に内容を引き継ぐ時間が発生します。さらにお客様を待たせる時間も発生して、繋ぎ先に内容を引き継ぐ際に内容が誤認される可能性があるからです。
明日は詳細に聞く必要は無いです！
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
90個目 ミスを減らす考え方4
ミスを減らす事でやり直しを減らす4
今回はエラープルーフの異常検出について話します。
普通の事務職の人ではなかなか実行し難いです。
ミスが起きたら自動でミスがありましたとわかる事です。
若しくはミスがあったら次に進めないようにする事です。←これはファールセーフ設計とも言う。
例をあげると、会社で使ってるシステムで、使ってるコードがないと、エラーで弾かれます。
分かりやすい例は
冷蔵庫のドア閉め忘れるというミスをするとエラー音が鳴る。
ネットショッピングで購入金額が高いと確認画面が出てくる
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
89個目 一つ一つやって行けば良い！
私の時短でよく言うのが、作業の重複をやめましょうと言います。
エクセルを使って仕事をしていく人はそのデータを使って、毎日、毎週の業務をこなせば、今まで一からやってた業務に対して、不足分を足せば簡単に業務ができます。
しかし、エクセルのデータを使い回すとなると色々な問題が出で来ます。
さらには、あれもやりたい、これもやりたい、となると本当に色んな問題やあっちもやると、こっちが出来なくなる等、頭が痛い事が多々あります。
そんな時は問題を一つ一つ解決していく前に
最初に目的は何か？目的を達成する為に問題があります。
その目的以外の問題は取り敢えず無視します。
なので、目的に対して複数の問題があります。その問題の中で1番大きい問題のみの解決を目指していきます。解決出来れば次の大きな問題へと続けていきます。
これをやる事で目的が達成出来ます！
目的が一つ解決したら、次の目的に行きます。
全ては一つ一つです！
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
88個目 ミスを減らす考え方4
今回はエラープルーフの自動化についてです。
自動化とはその名前の通り、
人の作業からコンピュータ、ロボットに任せて、人の手を使わずに業務をしましょうという事です。
人はミスをする生き物です。
自動でコンピュータ、ロボットに任せれば、決められたことは確実にやります。
みなさん、これに対してハードルが高いと感じると思います。
しかし、エクセルを使って仕事をしている人は、エクセルのマクロがあります。
これでもハードルは高く感じると思いますが、マクロの自動記録とネット検索だけで意外と出来てしまいます。
まずはやって見てください。
特におすすめは請求書の作成です。
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
87個目 刃を研ぐ
最近、新しい趣味が出来ました。YouTubeで蛇やトカゲの脱皮を手伝う動画です。
見てて身をよじって見てしまう程の中毒性があります。
その中で朝の出勤前に蛇の皮を剥いてる動画があります。
その中でこんな発言があります。
「水に付けて置く方が早く出来るのが分かってるが、今は時間がない」
私には蛇の皮剥きの正しい知識が無いので分からないですが、出勤前に時間が無いなら、水に付けておけば良かったのにと考えてしまいます。
しかし、時短で考えた場合、
水に付けないでやった皮剥きの時間
水に付けてやった皮剥きの時間
を比較しなければ分かりません。
ここに一つの落とし穴があります。
水につける場合に発生する「水に付けるための時間、水に付ける道具の準備、片付けの時間」、実際はこれらの時間をすべて合計して時間でやらなくはいけません。
もしかしたら動画の男性はものぐさではなく、水に付ける時間や道具の準備等をら考えたら、水に付けない方がトータルでは早いと感覚的に解ってるのかもしれません。
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
86個目 目的が二つあると足枷が生まれる
昨日のブログに対しての追記です。
少し重複してますがご容赦ください
昨日、複数の問題、課題を同時に考えて、一つの改善、対策で解決しようとするとうまくいかない話をしました。
同時にこなせそうだからと言って、二つ以上の問題、課題に取り組むと、片方の問題が足枷になって、もう片方の問題にうまく取り組めません。
なぜならもう片方の問題解決も同時に考えると本当に解決したい問題の対策に制限をかけるからです。
人は一つの本当にやりたい問題意外の問題も同時に考えてしまいがちです。
なぜならカッコいいからです。
これをやれば、あれもこうなるしさらにこうなる。だから凄いでしょう！の方がカッコいいです！
しかし、それを最初から考えると本当に解決したい問題の対策を考えてるのに、他の問題解決をするのには、その対策は使えないなどの足枷ができて、本当に解決したい問題に対して最高の結果を出すのに対しての足枷になります。
やるならば本当に解決したい問題を解決してから、取り組むと実は物凄くうまく行きます！
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
85個目 一つにフォーカスする
昨日、複数の問題、課題を同時に考えて、一つの改善、対策で解決しようとするとうまくいかない話をしました。
それぞれの問題、課題の原因が違うので、一つの改善や対策でそれぞれの問題、課題を解決出来ない、一つの原因に一つの改善、対策です。
同時にこなせそうだからと言って、二つ以上の問題、課題に取り組むと、片方の問題が足枷になって、もう片方の問題にうまく取り組めません。
なぜならもう片方の問題解決も同時に考えると本当に解決したい問題の対策に制限をかけるからです。
複数の問題、課題がある時は、1番解決したい問題、課題を選び、他の問題、課題を無視して最高の結果を目指して下さい。
それが出来た上で、2番目の問題、課題に取り組むが正しいです。
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
84個目 二兎を追う者は一兎をも得ず
大きな改善や新たなシステムを入れる。この改善をするならば、あれも出来るこれも出来る。
何か改善をしようとすると、色んな問題が解決出来ると、夢が広がる事をがあります。
しかし、色んな問題を同時に解決を目指したり、この改善をすれば、ここでも、あそこでも時短ができる。さらにはミスも減る。品質も上がる、同時にこんだけの効果がある。
と考えて息を巻く事があります。
しかし、改善の考えでは、複数の問題や課題を同時に解決しようとすると失敗する事、上手くいかない事、効果がイマイチになる事が多々あります。
続きはまた明日！
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
83個目 ミスを減らすと確認の違い
ミスを減らすと確認の違いについてです。
難しいのが
・ミスを減らす
・確認をしっかりやってミスや間違いを直す。
は別の事です。
ミスを減らすのは可能ですが、絶対ミスをしないは相当難しいです。
よく言われるのが98%ミスが出ないまでは、いけるが残りの2%を上げて100%にするには、相当難しく、さらにかなりの費用、時間がかかると言われてます。
一つの考え方として、
ミスを絶対発生させないは難しいので、ミスに気付いて直せるように、確認する事やミスに気付けるような手順、仕組みを作る事が大切です。
但し、前のブログでも説明しましたが、ミスはやり直しの時間が発生するので時短の視点から言うと、無い方がいいです。
しかし、ミスを絶対にしないように必要以上に時間をかけるか？確認で見つけて直すのにかかる時間、どちらがいいかは業務次第です。
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
おはようございます。
時短士のムダ鳥です。
平日に事務職のちょっとした工夫で出来る時短術を公開していく事で皆さんに少しでも新しい時間を作ります。
82個目 ミスを減らすとなぜ時短になるのか？
簡単に言うと、ミスがあれば作業のやり直し、要するに同じ事を二回やらなくてはならないからです。
場合によっては、いくつかの手順をやり直し、他のチームへの連絡も発生します。
これには誰も何も価値を感じません。
以上よりミスを減らすと時短になります。
次回はミスを減らすと確認の違いについてです。
今日も
昨日よりも仕事の負担を少しでも軽くして、
昨日よりもより良い一日を！
