あなたと一緒に事務マスターを目指す、わさびーです。
皆さんは、メールの誤送にヒヤッとしたことはありませんか？
私は、幸い、ヒヤッとするような誤送は一度もないのですが、
社内メールで、同じ苗字の方宛のメールが、誤って私に送られてきて、
送信者に誤りを指摘したことが何度か有ります。
大体のメーラーは、
宛先ボックスに 苗字など「アドレス帳に登録されている名前」を入れると、
自動でその人の名前とメールアドレスを表示してくれるので、大変便利です。
そして、ボタン一つで送信出来てしまいます。
しかし、その便利さから、ミスというのは簡単に発生してしまいます。
社内メールの誤送であれば、「すみませーん」といえば済むかもしれませんが、
他社の内容を、誤って関係ない方、ましてやライバル会社などに送ってしまった日には、
目も当てられません。。。
そうならないために、送信前に確認を徹底することはもちろんですが、
もっと楽に、回避する簡単な方法があるので紹介します。
アドレス帳に「会社名＋氏名」で登録する です。
アドレス帳に相手のお名前を登録する際に、
頭に会社名や企業コードや企業IDや略称などの氏名以外の情報を入力し、そのあとに、相手のお名前を入れるだけです。
たとえば「じむたろう」さんという同姓同名がお客さんにいたとします。
（苗字が「じむ」で名前が「たろう」）
アドレス帳に 「事務太郎様」 と 「事務太朗様」
が登録されていたとします。 ※「ろう」の漢字だけが異なる
私だったら、10回に1回くらいは誤送する自信が有ります。
それを 会社名（仮に、株式会社ABC、ワンツースリー株式会社とします）を
頭に付けるだけで
「株式会社ABC_事務太郎様」 、「ワンツースリー株式会社_事務太朗様」
間違えにくくなった気がしませんか？
改善前： 事務太郎様 、 事務太朗様
改善後1： 株式会社ABC_事務太郎様 、ワンツースリー株式会社_事務太朗様
たったのこれだけで、とっても大きなミスを減らせるのであれば、
登録の際ちょっとだけ面倒でもやってみる価値はあると思います。
あとは、Gメール（Google Apps for Businessも、無料のものも)だと、
送信取り消しの設定ができます。
Outlookだと、受取人が削除に同意しなければいけないはずなので、
あまり使えなかったと記憶しています。
（2010年頃の記憶なのでその後改良されているかもしれません。）
thunderbirdには取り消し機能はなかったはずです。
（…有ったらすみません。）
該当のメーラーを使っている方は、設定をしてみると良いと思います。
Gmailの送信取り消し設定方法
長くなったので、他の方法は、次の記事で。