あなたと一緒に事務マスターを目指す、わさびーです。
さて先ほどの記事でメール誤送を防ぐ方法をお伝えしました。
メールリスクには、他には、
添付ファイルを間違えるリスクがあります。
これも、先ほどの対応と似ていますが、
ファイル名に、「会社名」、「企業コード」、「企業ID」、「企業略称」を
付けてしまうのがいいと思います。
そうすれば、送信ボタンを押す前に、
添付ファイルのファイル名と、宛先の会社名に誤りが無いかを確認できるため、
他社のデータを誤って添付することは減ります。
他には、間違って送ってしまった場合の対応として、
漏れてはいけない情報を読むことができないようにすることが考えられます。
その方法は、
添付ファイルには、必ずパスワード（PW）を掛けるです。
そして、そのPWは、必ず、別のメールで送ることが大事です。
簡単ですね。
1つ目のメール（添付データが有るメール）
2つ目のメール（PWをお知らせするメール）
2つ目のメールには、添付ファイルがついていない事が重要です。
なぜだか、2つ目のメール送信添付データがそのまま残ってしまう、という場合は、
メールを新規作成する癖をつけたほうがいいです。
そして、メール本文には、必要最低限のことしか記載しない。
Excelを開かないと内容がわからない、という状況にする必要が有ります。
もし、頻繁にメールをやり取りするお客様であれば、
月ごとにPWを決めてしまう、と、
PWお知らせメールの誤送リスクも減るのでより効果的です。
当たり前なことですが、大事なことは、「メールの誤送はあり得る」と認識し、
常に、正しい宛先に送れるように、メールを送信するときは
送信先を確認すること です。