４．２．３ 文書管理 （その５）
文書管理について今回で５回目と
なります。今回は外部文書、廃止文書に
関する内容です。まずは外部文書ですが
外部文書は社内で作成されたものでは
ありませんので、改訂はできません。
業務を行う為に外部文書を利用する
ことが前提となることです。どのような
ものがあるかを拾い出すことが必要です。
顧客からの指示書、図面、仕様書、製品
規格、検査要領、設備の取扱説明書等
いろいろあります。ISO規格では
f) どれが外部で作成された文書である
かを明確にし、その配布が管理されて
いることを確実にする．
と規定しています。管理方法としては
①外部文書を社内で使用するために
管理部署で内容を確認し承認する。
②外部文書であることを識別できる
ようにする。
③必要とする部署を明確にする。
④必要とする部署に配布する。
⑤外部文書が変更されたら①に戻る。
（配布した旧文書を回収し差し替える
ことは当然しなければいけません）
次は廃止文書です。文書を発行すれば
いつかは改定されるか廃止になります。
その時にどうするかを決めておく必要が
あります。
g) 廃止文書が誤って使用されない
ようにする．また、これらを何らかの
目的で保持する場合には、適切な識別
をする．
管理方法としましては
①旧版を保持しておくのか廃棄するのか
決める。
②保持する時に廃止文書と判るように
する。
③いつまで保持するかを決める。
④どこに保管するかを決める。
⑤だれが保管管理するかを決める。
⑥廃棄方法を決める。
（シュレッダー処理、焼却処理、
一般ゴミとして処理等）
廃棄方法は文書の重要性を考慮して
決める必要があります。
個人情報、会社の機密事項が書かれて
いるものもあるからです。
ISOシステム構築、ISO教育のことなら
ベルウィンISO研究所
にご相談ください。
問合せは「コメント」に入れて下さい
文書管理について今回で５回目と
なります。今回は外部文書、廃止文書に
関する内容です。まずは外部文書ですが
外部文書は社内で作成されたものでは
ありませんので、改訂はできません。
業務を行う為に外部文書を利用する
ことが前提となることです。どのような
ものがあるかを拾い出すことが必要です。
顧客からの指示書、図面、仕様書、製品
規格、検査要領、設備の取扱説明書等
いろいろあります。ISO規格では
f) どれが外部で作成された文書である
かを明確にし、その配布が管理されて
いることを確実にする．
と規定しています。管理方法としては
①外部文書を社内で使用するために
管理部署で内容を確認し承認する。
②外部文書であることを識別できる
ようにする。
③必要とする部署を明確にする。
④必要とする部署に配布する。
⑤外部文書が変更されたら①に戻る。
（配布した旧文書を回収し差し替える
ことは当然しなければいけません）
次は廃止文書です。文書を発行すれば
いつかは改定されるか廃止になります。
その時にどうするかを決めておく必要が
あります。
g) 廃止文書が誤って使用されない
ようにする．また、これらを何らかの
目的で保持する場合には、適切な識別
をする．
管理方法としましては
①旧版を保持しておくのか廃棄するのか
決める。
②保持する時に廃止文書と判るように
する。
③いつまで保持するかを決める。
④どこに保管するかを決める。
⑤だれが保管管理するかを決める。
⑥廃棄方法を決める。
（シュレッダー処理、焼却処理、
一般ゴミとして処理等）
廃棄方法は文書の重要性を考慮して
決める必要があります。
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