４．２．３ 文書管理 （その４）
文書の管理はシステムを維持・管理する
上で重要なファクターとなります。
今回も文書管理が続きます。
d) 該当する文書の適切な版が、必要な
ときに、必要なところで使用可能な
状態にあることを確実にする．
e) 文書が読みやすく，容易に識別可能な
状態であることを確実にする．
ｄ）は最新版の管理をすると考えられがち
ですが、必ずしもそうではありません。
従来から使用していたものも含まれます。
従来から使用しているものも必要である
なら、必要とする部署で使用できるように
しておく事が求められているのです。
e)９４年版では記録に記載されていた内容
ですが記録も文書の一部との考え方から
文書管理の中に要求として入れられたもの
と思われます。ここは素直に受け入れま
しょう。記載された文書が例えば
① 字がきたなく読みにくい
② 文書に目印が無く必要とする文書が
判らない。
とかく他人が書いた文書は読みにくい
ものです。だれにでも理解できる文書を
書くことを心がけたいものですね。
しかし全世界の人に対して当たり前の事を
ここまで規格で要求するとはやはり、読み
難い文書は万国共通であるということに
なるんでしょうね。
ISOシステム構築、ISO教育のことなら
ベルウィンISO研究所
にご相談ください。
問合せは「コメント」に入れて下さい
文書の管理はシステムを維持・管理する
上で重要なファクターとなります。
今回も文書管理が続きます。
d) 該当する文書の適切な版が、必要な
ときに、必要なところで使用可能な
状態にあることを確実にする．
e) 文書が読みやすく，容易に識別可能な
状態であることを確実にする．
ｄ）は最新版の管理をすると考えられがち
ですが、必ずしもそうではありません。
従来から使用していたものも含まれます。
従来から使用しているものも必要である
なら、必要とする部署で使用できるように
しておく事が求められているのです。
e)９４年版では記録に記載されていた内容
ですが記録も文書の一部との考え方から
文書管理の中に要求として入れられたもの
と思われます。ここは素直に受け入れま
しょう。記載された文書が例えば
① 字がきたなく読みにくい
② 文書に目印が無く必要とする文書が
判らない。
とかく他人が書いた文書は読みにくい
ものです。だれにでも理解できる文書を
書くことを心がけたいものですね。
しかし全世界の人に対して当たり前の事を
ここまで規格で要求するとはやはり、読み
難い文書は万国共通であるということに
なるんでしょうね。
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