稟議をIT化するメリット

先日とある企業様の業務内容を拝見させて頂きました。

そちらの企業様は稟議を紙で行っているがゆえの弊害が発生しておりました。

現在の運用方法、、、

1.申請者が稟議書を記入し、上長のデスクへ置く

2.上長は印鑑を押しさらに上長のデスクへ置く

3.最終的に社長が印鑑を押し、総務部経由で本人へ戻される

となっています。


まず、紙をデスクに置いておりますので、
上長が出張などで不在の場合、
そこで稟議は止まってしまいます。

さらに紙ですので
誰の承認待ちで停止しているか調べるとなると、
関係者全員のデスクを捜し回ることになります。

また、デスクに置いておくだけですので、
後回しにされたり、気づかれなかったりして
何日も経過しそのうち紙を紛失

といった事も実際に起きております。

紙の移動そのものにも時間がかかりますしデメリットが目立ちます。

稟議を通すという本来の目的以外で時間や労力が消費されてます。


これをIT化すると、、、

1.お問い合わせフォームのようなWEBフォームから申請内容を入力する事で内容が上長へメール

2.上長はメールを見て稟議を通すか判断し、メールに書かれているアドレスをクリックするだけで承認可能

3.WEBフォームですから、携帯やスマートフォンでも対応可能

これなら

出張中でも即対応が可能ですし、

承認を忘れることもありません

また、
誰の承認で稟議書が停止しているかも一目瞭然です。

このような仕組はワークフローなどと呼ばれITシステムではメジャーな種類です。
「稟議書」　「システム」　「ワークフロー」
などで検索するとITシステムが無数にヒットします。

大手企業では大手ベンダーが開発したシステムを導入する場合が主ですが、中小企業ではそこまで豪華なシステムは不要である場合もあります。


そんな時は、フリーウェアやオープンソースと言われるシステムを利用する事で無償で利用出来る事がほとんどです。


まずは、現場での困ったことを整理してみませんか？

ITを使って簡単に解決出来る事は意外と多くありますよ♪