生コン工場のマニュアル（社内規格及び手順書類）を今一度見直そうというシリーズです。
今回は、「文書管理規定」です。
「文書管理規定」
「文書管理規定」は、
社内規格の整備について、
その他の規定類、
帳票記録に関する管理について
規定しています。
JISQ1001では、次のように規定されています。（抜粋）
附属書B 品質管理体制の審査の基準
B.1 審査の基準(A)
4
イ 社内規格の整備
1） 次に掲げる事項について社内規格が登録認証機関の認証に係るJIS（分野別認証指針で定める鉱工業品又はその加工技術にあっては，分野別認証指針で定める事項を含む。）に従って具体的かつ体系的に整備されていること。
（i）登録認証機関の認証に係る鉱工業品の品質，検査及び保管に関する事項
（ii）原材料の品質，検査及び保管に関する事項
（iii） 工程ごとの管理項目及びその管理方法，品質特性及びその検査方法並びに作業方法に関する事項
（iv） 製造設備又は加工設備及び検査設備の管理に関する事項
（v） 外注管理（製造若しくは加工，検査又は設備の管理の一部を外部の者に行わせている場合
における当該発注に係る管理をいう。以下同じ。）に関する事項
（vi） 苦情処理に関する事項
（2） 社内規格が適切に見直されており，かつ，就業者に十分周知されていること。
チ 登録認証機関の認証に係る鉱工業品の管理，原材料の管理，工程の管理，設備の管理，外注管理，苦情処理等に関する記録が必要な期間保存されており，かつ，品質管理の推進に有効に活用されていること。
審査の基準が(B)ですと、
ISO9001の「7.5文書化した情報」
を考慮して規定していく必要があります。
今回帳票と外部文書について
見ていきたいとも思います。
4．帳票及び記録
4.1.定義
帳票及び記録とは、社内規格の実施に必要な、品質記録、報告書及び伝票のことをいう。
記録は、「必要な期間保存されており」、
となっていますので、
品質管理に必要な帳票名とその保存期間を
規定する必要があります。
4.2.管理
4.2.1.帳票の様式
a)帳票は、表３に規定する様式№および帳票名の用紙を使用する。
b)帳票は、原本を様式集ファイルに保管し、最新版を使用する。
c)帳票を改廃する場合は、関連部署で協議して最新版を様式集ファイルに保管する。この際、旧版は廃棄して使用できないようにすること。
様式№を決めておくと、
PCのフォルダ内でのファイル検索でも便利です。
紙媒体での保管の際も
帳票名と様式№で書棚に保管すると
とても見やすく保管できます。
気を付けないといけないのが、
最新版の管理です。
社内ルールとして、PCでの保管場所を決めて
そこからしか、使用しない等を
決めておく必要があります。
上記の規定は、紙媒体による場合も
含んでいます。
4.2.2.保管
a)帳票は、様式№別にファイリングし、ファイルには、表紙および背表紙に様式№および帳票名による識別表示して検索を容易にする。
ただし、表３に様式№のないものは帳票名により識別表示する。以上を原則とし、それ以外はわかりやすく識別することおよび利用しやすくすることを条件にファイリング方法を自由にできるものとする。ファイリングしたものは書棚および倉庫に整理・保管すること。
b)帳票は、様式№及び帳票名別に表３に規定する期間保管する。保管年数を過ぎたものは、保管責任者が適宜廃棄処分する。
保管期間は、認証機関のサーベイランスの関係
で最低３年としてください。
ほとんどは、５年としている工場が多いようです。
一部、アルカリシリカ反応性試験報告書は永久保管が
監査で義務付けられているので、注意が必要です。
他にも計量記録は５年保管が必要です。
最後に外部文書ですが、
JIS規格関係、
認証に係る認証機関の基準類、
建築及び土木の仕様書類の管理が必要です。
５．外部文書
5.1.管理対象外部文書
管理対象となる外部文書は表４のとおりとする。
表４ 管理対象外部文書
種類
文書名
ＪＩＳ関係
ＪＩＳ Ａ５３０８：レディーミクストコンクリート
ＪＩＳ Ａ１００１：適合性評価－日本工業規格への適合性の認証－一般認証指針
ＪＩＳ Ａ１０１１：適合性評価－日本工業規格への適合性の認証－分野別認証指針（レディーミクストコンクリート）
ＪＩＳハンドブック（レディーミクストコンクリート）
登録認証機関認証基準書等
土木学会・建築学会
土木学会標準示方書
建築学会標準仕様書
その他
生コン工場品質管理ガイドブック
5.2.管理方法
a)外部文書の管理責任者は品質管理責任者とする。
b)管理対象文書の最新版に関する情報を業界誌、新聞、インターネット等から入手し最新版を維持する。
c)旧版は廃棄する。ただし、品質管理責任者が保管の必要性を認めたときは、旧版に「旧」と明記した上で誤用しないよう注意して保管する。
特にJIS規格関係は、
セメントメーカーからの情報、
認証機関からの情報等を得て
最新版を適用するように注意しましょう。
私も情報発信できるように尽力します。
次回は、「マネジメントレビュー規定」です。
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