生コン工場のマニュアル（社内規格及び手順書類）を今一度見直そうというシリーズです。
今回は、「文書管理規定」です。
「文書管理規定」
「文書管理規定」は、
社内規格の整備について、
その他の規定類、
帳票記録に関する管理について
規定しています。
JISQ1001では、次のように規定されています。（抜粋）
附属書B 品質管理体制の審査の基準
B.1 審査の基準(A)
4
イ 社内規格の整備
1） 次に掲げる事項について社内規格が登録認証機関の認証に係るJIS（分野別認証指針で定める鉱工業品又はその加工技術にあっては，分野別認証指針で定める事項を含む。）に従って具体的かつ体系的に整備されていること。
（i）登録認証機関の認証に係る鉱工業品の品質，検査及び保管に関する事項
（ii）原材料の品質，検査及び保管に関する事項
（iii） 工程ごとの管理項目及びその管理方法，品質特性及びその検査方法並びに作業方法に関する事項
（iv） 製造設備又は加工設備及び検査設備の管理に関する事項
（v） 外注管理（製造若しくは加工，検査又は設備の管理の一部を外部の者に行わせている場合
における当該発注に係る管理をいう。以下同じ。）に関する事項
（vi） 苦情処理に関する事項
（2） 社内規格が適切に見直されており，かつ，就業者に十分周知されていること。
チ 登録認証機関の認証に係る鉱工業品の管理，原材料の管理，工程の管理，設備の管理，外注管理，苦情処理等に関する記録が必要な期間保存されており，かつ，品質管理の推進に有効に活用されていること。
審査の基準が(B)ですと、
ISO9001の「7.5文書化した情報」
を考慮して規定していく必要があります。
今回は社内規格の整備について
見ていきたいとも思います。
１．目的
この規定は、文書の作成、処理及び保存等の取扱いに必要な基準を定め、当工場の文書業務の組織的かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
２．適用範囲
レディーミクストコンクリートの製造に必要な社内規格、関連手順書、帳票、記録及び外部文書に適用する。
3．社内規格
3.1.制定及び改廃
3.1.1.制定及び改廃の動機
a)方針管理活動により標準化を必要とするとき
b)顧客の苦情により再発防止対策を必要とするとき
c)購入者の要求事項の変化
d)ＪＩＳ Ａ５３０８等関係法令が改正されたとき
e)管理業務または生産工程において標準化の必要を認めたとき
f)新製品の製造を開始するとき又は新技術を導入するとき
g)その他必要な事由が生じたとき
社内規格を制定、変更又は廃止する理由をあげています。
3.1.2.制定及び改廃の手続き
制定及び改廃の手続きは、以下の手順で行うこととする。
a) 原案または改正案の起案を品質管理委員会委員長に申し出る。
b) 品質管理委員会において審議決議し、社長の決裁を受ける。
c) 決議された原案または改正案を実施する。
手続きは、基本的には原案作成→審議→決裁→実施となります。
3.1.3.制定・改廃時の配布・回収
制定・改廃されたとき、品質管理委員会事務局は、配布先より旧規格を回収し新規格を配布する。回収した旧規格は廃棄する。配布・回収は社内規格配布台帳に記録する。ただし、旧規格を保管する必要がある場合は、「旧」の表記をして識別する。この配布と回収を確実に実施することにより、常に最新版であることを維持する。
工組監査のチェックリストに
「文書は、社内規格を含めて常に最新版を整備し、
旧版と識別していること」
という監査基準があります。
その中には「改廃の履歴が明確になっていること」
となっていますので、3.1.5制定・改廃の記録と合わせて
対応することになります。
3.1.4.制定・改廃の周知
品質管理責任者は、制定・改廃内容について社内教育を実施して周知徹底を図る。
JISQ1001にも「就業者に十分に周知されていること」
とありましたので、周知はとても重要です。
社内のルールが周知されないと
不良品が出荷されたり、品質管理に
支障をきたす恐れがあるからです。
周知の方法は色々あります。
委員会、教育、回覧、掲示等
会社の実態にあわせて考慮して下さい。
3.1.5.制定・改廃の記録
制定・改廃の内容について社内規格改正記録表に記録する。
制定・改廃の履歴を残す必要があります。
一般的には新旧対照表で記録することが多いです。
しかしJISA5308の改正のように改訂ページ数が
多くなる場合は、簡略化して記録を残すことも
考慮してよいと思います。
次回も、「文書管理規定」社内規格の続きです。
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