■１．整理は「最新のもの」からやる
全てを”完璧に”整理しようとすると無間地獄に陥ります。”完璧”など空中にそびえ立つ楼閣の如き絵空事に過ぎないからです。そんなときは最新のものから時間の許す分だけ整理していきます。古い資料を整理するのは、労力の割にさほど効果は大きくないのです。
■２．集中タスクと分散タスクを交互に取り組む
２つの特性を持ったタスクを交互に並べることで生産性を高めることができます。「集中タスク」であなたのデリケートな頭を使いまわした後は、「分散タスク」で軽く流すようにするのです。
■３．作業時間の見積りは小刻みにする
作業時間を見積もるときは、１５分～３０分くらいの作業に細分化して時間を見積もるようにします。そうすれば計画の修正も小刻みにできるため、「ガッデム！一番重要なタスクが終わってないぞベイブ！！」といった事態を避けられます。
■４．作業記録をつける
驚くべきことに、仕事効率化において記録の大切さを理解していない人は大勢います。記録は作業の濃度を上げると同時に、未来の計画を作る土台になるものです。
■５．アイデアを寝かす時間を作る
２時間で作り上げる資料を１日で終わらせてしまうのと、３０分で区切って４日かけて終わらすのはどちらが望ましいでしょうか。私なら断然後者です。４日間かけて作り上げた方が高いクオリティを発揮できることにきっとあなたは驚くことでしょう。作業に取り組んでいない間も、あなたの頭が勝手に考えを巡らしてくれるからです。
■６．メールを読み書きする時間を決める
メールは手軽な分だけ、重要度の低い雑多な内容が送られてくることも多いです。メールを受信するたびに受信箱を見にいっていれば、とても集中どころではなくなってしまうでしょう。
■７．適度に「息継ぎ」をする
「我、仕事を効率化す！仕事をスピードアップす！！」とビフテキの如く燃え上がっているときには、がむしゃらに仕事に取り組んで逆に非効率にならないように注意。休憩し過ぎてもいけないですし、まったくしなくても後で悪影響を及ぼすでしょう。
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