『運用・保守の費用対効果の把握の重要性』

昨日は、IT関連費用の調査について記載し、意外と多くの企業で
IT関連費用の実績額を把握できていないのではないかということ
について記載しました。

この調査の目的は、経費の削減ポイントを整理することにあった
ため、費用額の正確な把握と、その費用の妥当性を評価する
必要がありました。IT関連費用についても、把握した費用に対して
その費用支出目的と照らし合わせた場合に、その額が妥当で
あるのか、削減可能なのかを見極めることが必要です。
これは、結局IT関連費用の投資(費用）対効果を整理する作業に
ほかなりません。

ITの投資対効果というと、新規開発するシステムの投資是非の
評価のために行うという印象が強いかもしれません。しかし、
年間のIT投資(費用）の半分以上は既存システムの運用、保守に
あてられていることを考えると、これら保守・運用面での費用対
効果の評価は重要です。

また、経営者から見ても、新規開発システムの投資対効果につ
いては、稟議決裁の過程において説明を受けるため、IT投資
(費用）の中でも、見えている部分に相当します。しかし、その後の
運用・保守の部分については、その費用の内容、効果、必要性等
含め十分に説明されているとは言えず、『見えない』部分であると
思われます。この部分をいかに可視化するかが、重要です。

先の調査では、調査の結果費用支出に問題があると思われる
部分があり、詳細な調査を実施の上、費用の妥当性について
コメントを行いました。

例えば、PCの購入費用について、その企業では年間1800万円
程度をPC購入費用に当てていました。企業規模、社員数、事業
内容によって金額の妥当性は異なりますが、調査対象企業で
この金額は小さくありません。そこでPCの利用状況調査を実施し
たところ、ネットワークに接続されているPC1800台の内、ここ半
年間で一度も起動されていないPCが250台ほどあることが判明し
ました。PCの老朽化などで廃棄する分は別途あるわけなので、
使用可能なPCで、使用されていないPCが250台程度社内放置
されていることになります。その一方で、年間1800万円もかけて、
約100台以上のPCを新規で購入しており、その新規購入の妥当
性が問題点として抽出されました。

資産管理の一環として、機器そのものの存在確認(棚卸し）は、
なされているかも知れませんが、その活用状況の把握まで行っ
ているところはすくないのではないかと思います。ITは保有する
だけでは効果は生まれず、使用・活用して初めて効果が生まれ
るものであることを考えると、使用・活用状況の評価が必要に
なります。

先の例では、PCの購入費を使用状況で評価しましたが、それ

ぞれの費用項目に合った評価項目を設定することが必要です。

先の調査では、他に通信ネットワークの評価を帯域の使用状

況と他社サービスとの価格比較にて現状コストの妥当性を

評価しました。費用と効果の実績を把握する仕組みが整備され

ていない状況でこのような調査を行うのは結構大変ですが、

このような取り組みは、ITガバナンスの実現にむけて大切な

ことです。

経営者から見てこういう事実は、なかなか見えてきません。感覚と
して、PC購入費用として毎年1800万円も支出しているのは多すぎ
ないかという疑問は持ったとしても、「業務上必要です」と言われれ
ば「そうか」といわざるを得ません。「そうか」と言いつつ、釈然とし
ない思いが残り、それがIT投資(費用）に関する不信感を募らす
原因になっていると思います。

　
このような調査は、情報システム部門から見ると、自らの部門の
問題を洗い出すことにつながり、気乗りがしないものかもしれま
せん。しかし、ITガバナンスの構築を実現するためには、現状を

正しく把握し、その内容をガラス張りにすることが必要です。

問題は問題として明らかにし、それを改善していくことが、

経営者のIT不信を取り除くことにもつながると思います。

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