Google App Script (GAS) × 生成AI（ChatGPT/Gemini）でルーティン作業を自動化！初心者向け解説
はじめに
ここでは、Google App Script（GAS）と生成AI（ChatGPT/Geminiなど）を組み合わせることで、ルーティン作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させる方法を初心者向けに解説します。
1. Google App Script（GAS）とは？
Google App Script、略してGASは、Google Workspace（Google スプレッドシート、Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスライドなど）で行うルールベースの処理を自動化できる仕組みです。これはExcelマクロのGoogle版と考えると分かりやすいとされています。
- 利便性:
- ブラウザ上で追加のソフトウェアをインストールすることなく、自分のGoogleアカウントがあればすぐに使用できます。
- 一度作成すれば、半永久的に利用できるため、ルーティン業務を大幅に効率化できます。例えば、毎月のクレジットカード利用明細を個人利用と法人利用に自動で仕分けするといった定型的な処理がワンクリックで完了します。
- これまでの課題: 以前はプログラミング言語の知識やエンジニアスキルが必要で、一般の人が自分でスクリプトを作成するのは難しい側面がありました。
2. 生成AI（ChatGPT/Gemini）によるGAS作成の革命
ChatGPTやGeminiなどの生成AIの登場により、これまでプログラミング経験者でなければ難しかったGASの作成が、非エンジニアでも簡単に行えるようになりました。
- 簡単なコード生成: 生成AIに日本語で依頼するだけで、必要なGASのプログラムコードを自動で作成してくれます。
- 修正と更新の容易さ: 生成されたコードにエラーがあったり、内容を更新したい場合も、AIに指示するだけで簡単に修正が可能です。
- 開発時間の短縮: これにより、誰でも開発に時間をかけずに、日常業務の自動処理を実現できるようになっています。一度作れば使い続けられるため、非常にパワフルで便利です。
3. GASの基本的な作成と実行方法
GASの作成と実行は非常にシンプルです。
- エディタの開放: Googleアカウントにログインし、対象となるGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを開きます。次に、「拡張機能」メニューから「Apps Script」を選択し、編集画面を開きます。Googleドライブから単体でGASを作成・保存することも可能です。
- コードの貼り付けと保存: 生成AIが作成したGASのコードをこのエディタにコピーして貼り付け、Ctrl+Sで保存します。
- 実行と権限承認: エディタ内で実行したい関数を選択し、実行ボタンを押します。初回実行時には、Googleアカウントのセキュリティを確認するための権限承認作業が必要ですが、これも簡単な手順で完了します。新しいGoogleドキュメントなど、別のファイルでGASを初めて実行する際には、ファイル単位で再度権限承認が必要となる場合があります。
- プロンプトのコツ:
- AIにGASを作成してもらう際は、シート名、列の役割、抽出条件、実行したい処理（例：Gmail送信）を明確に言語化して伝えることが重要です。
- さらに、実際のシートのデータ例（一部をコピー＆ペースト）を示すことで、AIがデータ構造を正確に理解し、よりミスの少ないスクリプトを生成しやすくなります。例えば、上から5行程度のサンプルを提示すると良いでしょう。
4. GASと生成AIを活用した具体的な自動化事例
4.1. スプレッドシート：締め切りリマインダーメールの自動送信
- 目的: スプレッドシートに記載されたタスクリストの締め切り日を確認し、締め切りが2日以内に迫っていて「未着手」または「対応中」のタスクがある場合、担当者に対してGmailで自動的にリマインダーメールを送信します。
- プロンプトのポイント: シート名、列の役割、抽出条件、送りたいメール内容などを詳細に伝えることが重要です。実際のデータ例を示すことで、AIはデータ構造を正確に理解し、コード生成の成功率が高まります。
- コードの改善: 生成されたスクリプトに対し、AIに「誰に送ったかログに出力してほしい」「日付の表示形式を分かりやすくしてほしい」といった追加の修正依頼を出すことも可能です。
- 自動実行（トリガー）: このリマインダーは、手動で実行するだけでなく、「トリガー」機能を使って毎日特定の時間に自動で実行するように設定できます。これにより、自分で操作しなくても毎日タスクのチェックとリマインドが自動化されます。トリガーは、特定のスプレッドシートを開いた時や編集した時、フォーム送信時、カレンダーベースなどで設定が可能です。
4.2. Googleドライブ：フォルダーのテンプレートコピーとファイル処理
- 目的: Googleドライブ上の特定のフォルダー（例：プロジェクトテンプレート）とその中にあるファイルやサブフォルダーをまるごとコピーし、指定した移行先フォルダー内に新しいフォルダーを作成して格納します。これにより、プロジェクトの初期設定フォルダーを一括で用意するなどの作業を自動化できます。
- GASの作成場所: Googleドライブの「新規作成」メニューから直接Google Apps Scriptを単体で作成・保存することも可能です。
- プロンプトの注意点: Googleドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」の2種類があり、共有ドライブ内のファイルを処理する場合は、プロンプトで**「共有ドライブ対応版」であることを明記する**と、コード生成が成功しやすくなります。共有ドライブでのGASは、明記しないと失敗しやすいケースがあるため注意が必要です。
- 複数関数時の対応: AIが生成したコードに複数の関数がある場合、どの関数を実行すればよいか迷ったら、ChatGPTに直接質問すると教えてくれます。
4.3. Googleドキュメント：スプレッドシートデータからの文書量産
- 目的: Googleドキュメントのテンプレート（例：案内状）を用意し、スプレッドシートにリスト化されたデータ（会社名、担当者名など）を読み込んで、テンプレート内の該当箇所（変数）を置き換え、個別のドキュメントファイルを量産する仕組みです。さらに、作成されたドキュメントをPDFファイルとして保存することも可能です。
- 応用: 量産されたドキュメントのURLやPDFファイルのURLをスプレッドシートに自動的に記載することもできます。これは、請求書や契約書などの定型文書を大量に作成する際に非常に役立ちます。
4.4. スプレッドシート：生成AI（OpenAI API）連携によるデータ処理
- 目的: Googleスプレッドシートのデータ（例：英文）をGASを介して生成AI（OpenAI API）に送信し、その結果（例：日本語翻訳、要約、キーワード抽出）をシートに書き戻すことができます。これにより、シート上で高度なAI処理が可能になります。
- 2つの処理方法:
- GASによる一括処理: スクリプトを一度実行することで、シート内のデータを複数の行単位（例：5行ずつ）でまとめてAIに送り、処理結果を反映させます。大量のデータを効率的に処理する場合に有効です（1行ずつだとAPIへのリクエスト回数が多すぎることがあるため）。
- ユーザー定義関数: スプレッドシート上で独自に定義したGAS関数を作成し、Excelの関数のようにセル内で直接
=MYFUNCTION(A1)のように呼び出すことで、AI処理を実行できます。
- APIキーの設定: OpenAI APIを利用する場合、APIキーの取得とGASへの設定が必要です。セキュリティを考慮し、APIキーはスクリプトのプロパティとして保存するなど、より安全な方法で管理することが推奨されています。
- プロンプトの柔軟な変更: スクリプト内のAIへのプロンプト（指示文）を変更するだけで、翻訳のトーン（例：フレンドリーでカジュアルな日本語）や、翻訳先の言語（例：韓国語）を簡単に切り替えることができます。プロンプトをスプレッドシートの別のセルで定義し、GASから読み込むことで、さらに応用性を高めることも可能です。
- 注意点: ユーザー定義関数で大量のセルを同時に処理すると、負荷が高まり、APIの利用制限に引っかかる可能性があるため、注意が必要です。
5. Google Apps Scriptと生成AI活用のさらなる可能性とメリット
GASと生成AIの組み合わせにより、以下のような多様な業務を自動化し、圧倒的な業務効率化を実現できます。
- スプレッドシート関連: 経費精算フォームの自動確認、勤怠管理（カレンダーデータとの同期）、タスクの締め切りリマインド（Slackやメール）、請求書や案内状の自動作成、用語集に基づいた文章チェック（NGワードの書き換え）、シートデータの集計と分類など。
- Googleドキュメント関連: ルールベースの文章チェック、契約書などの多言語化、シートデータからの文書量産。
- Googleドライブ関連: ファイルの自動整理・分類、特定条件でのファイル移動、フォルダーの一括コピー。
- Googleスライド関連: テンプレートに基づいたスライドの自動生成、シートデータからの内容書き換え、複雑な提案書フォーマットへのデータ自動挿入など。
生成AIをGASに組み込むことで、単なる機械的なルール処理だけでなく、要約や分類といったより高度なAI活用処理も自動化できるため、できることの幅が格段に広がります。これにより、短時間で多くの成果を出すことが可能になります。
GASはExcelマクロよりも手軽に実行でき、Googleのサービスと連携して非常にパワフルな自動化を実現できるため、特にエンジニア以外のビジネスパーソンにもその魅力が伝えられています。