メールで質問♪

こんにちは。

メールは電話や直接会って話すより

感情や詳細が伝わりにくい場合が

あります。

ですから、自分の親しい人以外に

質問したりメールで問い合わせを

したいと時は中々、慎重になって

しまうことがありますよね。

しかし、重要な点を抑えて書けば

不安もなくなり、逆に相手と信頼関係

を結ぶことも可能になります。

重要なのは、相手に質問の意図が

伝わり、回答すべきことが明確で

あることです。

メール以外にも、口頭や電話で

フォローすることが大切ですが

本日は質問や問い合わせについて

のメールの書き方についてお話を

していきます。

ぜひ、メモをとって、今後に

活かしてくださいね。

ひと目で質問内容がわかる件名

内容を簡潔にまとめた件名を書くこと

で相手の読み込みが早く正確になります。

メールでも少なからず、社交辞令など

も含まれてきますので、件名でおおよそ

の答えを想像させて読み始めてもらえる

ようにしていきます。

宛先、自分シッカリ名乗る

苗字の漢字も人と区別される指標に

なりますので省かず、しっかりと

書くようにしましょう。

逆に相手の名前の漢字も、間違わずに

丁寧に記載することも、信頼構築の

第一歩にもなります。

礼儀に添った心づかいのある言葉添え

相手を思いやる言葉添えは重要です。

メールを送ることになった経緯

なども添えるとよいかもしれません。

これらは反応がとれるセールス

ライティングを書くうえで

必須の要素となります。

心づかいのないメールは、相手

から反感をかったり、信用を失う

原因になりかねないことも忘れない

ようにしてください。

分からないことは、まず自分で調べてから質問

当然、ググれば分かるような内容

の質問はNGです。

まず、自分で調べて考えて、

それでもわからない場合は、

自分の考えを添えてから質問

する癖をつけてください。

よく考えずに分からないと質問

を投げるのはやめましょう。

実は私たちの体の中で脳だけが

唯一生涯にわたって成長し続け

ることができます。

つまり、70歳になっても80歳に

なっても考える力や思考力という

ものは、筋肉のように鍛えること

ができるのです。

大事なのは思考を習慣化すること

です。

使わなければ、筋肉のように

しぼんでいきます。

しかし、脳は鍛えすぎても疲れる

程度で筋肉のように壊れることは

ありません。

常に質問するより前に考えると

いう癖をつけていって下さい。

質問の時はまず自分の見解を添える

まず先に自分の見解を述べます。

そうすることで自分が思考していることへ

の証明となり、自分自身のビジネス

の成功の最短ルートにもなります。

それから、質問を投げかけていく

ようにしていきます。

ここで質問の方法をあげてみるので

参考にしてください。

 

～（ツール）のことを調べていて、私は○○の理由で、△△がいいと思ったのですが、□□さんはどう思われますか？

 

様々な方法で調べてみて、私は～な方法が良いかと思ったのですが、○○さんのご意見を伺えますか？

 

～の本には○○と書かれていますが、私は△△の理由で疑問を感じています。この私の考え方に間違えがあれば、ご指摘いただけますか？

これは、講座内の質問だけでなく、

セミナーや講演会、または上司へ

意見を仰ぐ場合も共通しています。

特に地位の高い人ほど、自分で

考えずに「丸投げ」した質問をする

人を嫌がり、相手にしません。

浅はかな考え方をしていたと

しても、ちゃんと考えてから、

質問してきた人の方に評価を

してくれます。

考えずにいつまでも質問し続ける

ひとはただの「依存」となり、相手

がいなくなった瞬間に、自分だけ

では答えを見つけることができなく

なってしまいます。

相手の目線にあった話し方を

コミュニケーションの基本は

相手の目線で話をすることです。

相手がその話の内容にどれくらい

知識があるのでしょうか？

相手が全く知識がない場合は

注釈をつけながら、話していく

必要がありますし、

逆にその内容を自分より知って

いる先生のような存在であれば、

失礼のない文章を書いていく

必要があります。

期日がある場合は添える

その質問や問い合わせに対して、

回答をもらいたい期限がある場合、

それがいつまでなのか、できる

だけ理由を記載していきましょう。

○月○日（〇）までに

　　ご回答頂けると幸いです。

　　または

　　ご返信頂けますか？

「お忙しいところ恐縮ですが」や

「お手数をおかけしますが」などの

言葉を添え、回答をお願いする形で

締めましょう。

事例

ここまでをおおよそにまとめる

と、次のような順序になります。

件名：～について

本文

宛名：～様（先生）

簡単な挨拶：お世話になっています。

自分の名前：○○に参加している△△と申します。

伝えたい内容：

～についてお聞きしたいことが

あります。～内容～

以上になります。よろしくお願いします。

自分の名前：△△

相手が呼びかけた問いについての

回答である場合は、件名は分からなく

なってしまうため、RE～のまま

変更しないで送るようにします。　　　　　　　　　　　　　　

3回は書いた文章を読み返す

どんなに気を付けたとしても文章の

ミスというものは発生します。

そして、相手にとって前提の知識や

話が分かっていない状態であるかを

念頭に置いて話していかなくては

いけません。

相手がその文章を読んであんな風に

こんな風に勘違いしないかなと

想像しながら相手の気持ちになって

読み返していきます。

• 誤字脱字
• 句読点の位置
• 漢字やひらがなが偏りすぎていないか
• 一行の長さは適当か
• 具体的に伝わるようになっているか
• 表現の使い方を間違えていないか

などがあります。

3回も読み返すことで様々な気づきが

あってちょっとびっくりするかも

しれません。

最低限の相手への思いやりを感じて

もらえるメールを書けるように

してみてください。

この思考は絶対にセールスライティング

の力にもなっていきます。

日々の積み重ねが大切ですね。

質問力をあげて信頼構築していくには？

「質問力」

これを磨くだけで

相手に気付きを与えることも…

購買意欲を意図的に上げることも...

自分に好意を持ってもらうことも...

相手の心の隅から隅まで理解して
あげられることもでき

適切な提案、業務の効率化、信頼関係
の構築など相手の意図や状況を正しく
把握するためには、この「質問力」

が大きく影響します。

私たちの人生のあらゆる場面において
使われる、かけがえのないスキルであり、

これを知っているだけで、得られる利益

はとても大きいと思われます。

 質問力の高め方

質問する目的は何か？

あなたがその質問をする目的は
何でしょうか？

「なんとなく知りたい」

という気持ちで質問を投げかければ

その答えは当然「なんとなく」の

答えしか返って来ないものです。

そのため、明確な目的を設定する

だけでその質問の答えはあなたや
相手にとって大変有意義なものに

変わっていきます。

上司から指示された内容がわからない

場合に返す質問に対しては、

計画の目的（ゴール）を聞いて

もう一度支持の内容を確認すると

間違いが少なくなります。

質問する相手を理解しているか？

この世の中では考え方は十人十色。

相手のことを考え、できる限り理解し、
軽率な質問をしないようにして

いかないと、やはり成約には繋がりません。

そして、相手の立場さえも考えて

質問する。

ビジネスの質問はビジネスの先生に

農業の質問は農業の専門家に

その適材適所の相手に質問して

いかないとよい答えは返って来ません。

その人がどんな事をしている人で
どんな結果を得ている人で、

どんな強みがある人なのかを

しっかりと考えて質問していくべきです。

また、調べれば簡単にわかるような内容、

相手を責めることになってしまう内容、

答えづらかったり、恥ずかしい思いを

させてしまうような質問は避けるべきです。

相手にあった話のテンポやペース、

どの程度までその分野（話）を理解しているか

など、それまでの話のつながりや流れ

に合わせて、相手に不安感を持たせない

話をする必要があります。

引き出したい答えは何なのか？

好きな女子と初めてのデートの時、

「何食べたい？」と相手の気持ちを

聞いたつもりでも、女子にとっては

どんな選択肢があるのかも、どんな

価格帯で答えていいかも分からずに

困らせてしまうことがあります。

問題なのは考えることを相手に

すべてゆだねた質問になって
しまったこと。

相手が考える負担が軽減できる

ような質問をこちらが考えること。

「近くに海の見える素敵な場所に

いくつかレストランがあるのだけど

そこで何か見つけない？」とか

「イタリアンと中華だったら

どちらが好き？」とか

具体的に考えられるようにしていく。

・具体的に内容を掘り下げる質問（なぜ、何を、どのように）

・意見や気付きを引き出す質問（どんな風に感じた？）

・相手の体験や考えを引き出す質問（過去未来）

相手に理解できるような質問をしているか？

横文字や専門用語、年齢（世代）など

言葉自体が全く理解できない場合もあります。

文章の場合は改行や文字のフォントやサイズ

など読みやすさなど、読む相手にストレス

を感じさせない工夫も大切になります。

 質問の種類

特定質問（クローズドクエスチョン）

YESかNOで答えられる質問。

答えやすいため、初対面の相手など
まだ信頼関係が構築できていない場合
の話のきっかけやテストクロージング

（相手が前向きに考えているか試す）

に使います。

拡大質問（オープンクエスチョン）

YESかNOで答えられない範囲の広い質問。

誰が、何を、いつ、どこで、どのように

という〔５W1H〕を使って答えを引出し

やすくしていきます。

過去や未来質問

過去に起こった失敗談や成功経験などを

聞いて、質問を考えたり、相手がイメージ

している理想の未来などを聞き出して、

それに向かうための条件などを提示して

いくこともできます。

 信頼を築くために

相手の本音を引き出すために先ずは

信頼構築。

相手の立場にたち、しっかりと話を

聞き、相づちをうったり、安心感を

あたえて寄り添って話していきましょう。

また、話を理解できるだけの前提知識

を話して受け取りやすくしたり、自分に
それだけの専門知識があること（権威）

を示しておくことも本気で話を聞いて

もらうためには必要になります。

まとめ

質問力を上げていくためには、先ずは相手に寄り添い相手を理解します。そして、質問の答えとなるゴール（答え）を明確にして、相手がイメージしやすく答えやすい質問にしていきます。相手の感情に寄り添い、意見や考えを全うに否定せず尊重する姿勢をとっていく必要があります。

重要なのは、考えながら質問していくこと。失敗を繰り返したとしても、相手の反応をパターン化して注意を払えるようになると相手から得られる情報がグンと増えていく事になると思います。

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【３C分析】ペルソナをリサーチする

はい(^^♪

こんにちは。

本日は3C分析の2つ目

「カスタマー／Customer」です。

何となくこんな人…

ではなくて、年齢、性別、性格、

仕事、趣味、癖、家族、悩み、

年収、友人、体型、髪型など

本当の人物を思い描いて作り

上げて、どんな悩みや願望を

持ち、どんな分野のお客さん

なのかを設定していきます。

実際、その人の悩みを全解決

してあげるつもりで考えて

いくので、

自分が一生付き合っていられない

と思う人は想像しないでください^^

さあ、ではそのペルソナから

どんな探し方を一つ一つ解決して

行きますよ～

  どんな悩みを解決したいと思ってる？

ペルソナを設定したら、先ず

そのペルソナがどんな悩みを抱えて

いるのか設定します。

好きなものを作ればいいのでは

ありませんよ^^

• 想像してみる
• 直接ペルソナに近い人に質問してみる
• インターネットで検索する

の３つの方法があります。

一つ目は

こんな悩みがあるんじゃないのかなー

と想像して色々想像を膨らませます。

二つ目は

身近な人やそんな友人がいる人を

紹介してもらったりして直接聞いて

みます。

三つ目は

ヤフー知恵袋や教えてgooなど

お悩みサイトを検索してみる

などです。

・ペルソナがどんな悩みを解決したい

と思っているのか、

・本人でさえ、まだ気付いていない

悩みは何なのか

・その悩みを引き起こしている最大の

課題は何なのか

・そして、その悩みから引き起こされる

新たな問題は何なのか

を見つけていきます。

直接、聞く場合、

「どんなことで悩んでいますか？」

などと聞いても、みんな表面的な同じ

ような答えしか返ってきません。

そんな時は、「最近、それを感じたのは

いつですか？」と聞くと、本人が

具体的なエピソードを思い出して

話してくれる可能性があります。

  悩みを集める

世の中の人が困っている悩みを

たくさん集めてください。

悩みは商品になります。

悩みが解決したら次なる悩み

が出てきます。

それを想像して、あなたが次から

次へと商品を提供し続けたら

あなたのペルソナはあなたから

目が離せなくなります。

本日はちょっと短かったですが

ペルソナの悩みを探っていくワーク

ぜひ、今すぐにやってみてくださいね。

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