・スケジュール管理 ルーティン化

スケジュール管理について日経から取材を受けた事があります。その後、誌面を確認すると色々な方の管理トラの巻も掲載されていて参考になったので、本日は私のそれを紹介したいと思います。

私は以前と変わらずPCでのスケジューリングがメインですが、現在はiPhoneの存在が大きくなっています。最初は興味本位で購入しましたが、全てのデータがシームレスに利用出来る為、現在では手放せないアイテムです。

私の使い方はMtg.やその日に行うべき具体的作業名をiCalに入力し、終わった順にスケジュール先頭にvとチェックを入れて作業漏れが無い様にしています。

iPhoneは上記の確認やアップデートを行うビュアーとしての役割が主になっています。ここまでは普通の利用法かもしれませんが、経営者としてもう一つの工夫があります。

打ち合わせ、各種業務、決済などを進めていると一日があっという間に過ぎてしまいます。その為、どうしてもそれらの作業比率（iCal記載項目）が高くなってしまい、経営者として日々見ておかなければいけない「人・物・金・ブランド・計画」などに関する業務がおざなりになりがちでした。

その対策としてiPhoneのZeptolinerというソフトを導入しました。もともとはアウトラインプロセッサーなのですが、それに1日のルーティンをリストアップしておき、完了したらチェックを入れるというシンプルな方法で確実に業務をこなす事が出来る様になりました。また、確保出来る時間に合わせて飛ばし飛ばし作業を進めるのも容易な為、時間の効率的利用にも役立っています。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
例＞1日ルーティンのうち、スケジュール管理と
　　短期計画確認が完了している状態

午前中：通常業務
　□日報確認 15分
　■スケジュール・メール確認 30分
　□デスク・資料など整理 15分
　□デザイン作業・企画など 120分
　・
　・

午後：経営業務
　□財務状況確認 60分
　■短期計画確認 30分
　□広報・販促・ブランド 60分
　・
　・
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

1日の予定作成・完了確認に時間・脳を使うのでは無く、作業自体に対しての時間を増加させ更に発想を集中させられる為に、アウトプットのクオリティも向上します。大変お勧めのメソッドです。本ブログ執筆に際しネットを調べた所、イチロー選手などもルーティン化をされている様した。

■関連リンク
http://ja.wikipedia.org/wiki/ICal
http://zeptoliner.com/


[高木]