皆さんこんにちは。
ブランディング戦略家の鈴鹿久美子です。
今週東京にいるのは今日1日だけ。
戦乱が続いていて
ちょっと忙しめです。
さて、
こういう忙しい時こそ
「うっかり」発生率が高くなります。
急な来客や大きめのスケジュール変更など、
想定外の出来事で
急な対応を複数こなさなければならないとき
ミスが起きやすいのですが、
その原因は
確認作業がおろそかになっているからです。
議員秘書になったばかりの頃
大先輩の大物政策秘書から
「おい、議員秘書に『ミス』って言葉は存在しないからな！」
と言われたことがありましたが、
確かに
「うっかり」
「本会議があるのを忘れていました！」
など
あってはなりません。
議員がバッチを外す事態になりかねません。
私も新人秘書時代から今に至っても
「MYヒヤリハット事例」は
一晩で語り尽くせないほどあります。
ただ、
水際でセーフが多いのは、
ミスを確認する作業をルーティンで
決めていたからかもしれません。
定型化すると、
ミスをする時は仕事に追われているときですね。
議員秘書でしたら、
国会での与野党の攻防戦が激しくなり、
想定外の予定変更が続く場面があります。
13時からの本会議が終わり次第の出席と返事をしていた会議、
その後の複数件の来客、
地元関連のイベントでの挨拶の後に
車で派閥の会議へ移動。
その後は、
議員連盟事務局の懇談会と
派閥の会合、
これだけのことを全部リスケ（リスケジュール）して
対応と車の手配、
代理出席が可能なものは
政策秘書のスケジュールを再調整して出席、
代理出席できないものは
議員からのメッセージを印刷して会合に届けたり、
議員に直接電話をしてもらうことにしたり・・・
今、
ちょっと思い出しても気持ち悪くなるくらい
ノーミスで完璧に
こなさなければならないことが山積みです。
そんなとき、
私が必ずしていたのは
「一冊のリングノートに書く」ということです。
「情報の一元化」
と言われるものですね。
どんなに電話が鳴っても
そのリングノートが手元になければ電話を取りません。
付箋に書いたり、
手元にあるペーパーの裏に書いてしまうから
ミスが起きるのです。
特に
付箋は危ない。
書いて貼ったら
「仕事完了」の印象が付きやすく
その後は忘却の彼方。
次に思い出すのが
ミスが起きてしまってから。
あるあるです。
忙しい時ほど情報の一元化。
それを見さえすれば
全部確認できる
これを持っているかどうかです。
そういう私も
今週は忙しくて危険な香りがしてきました。
忙しい時は
手帳が白っぽくなってきます。
アブナイ
アブナイ！
「忙しい」という字は
「心」を「亡」くすと書きます。
忙しい時こそ
しっかりと自己マネジメント！
さ、今週も
「勝たせ屋鈴鹿」
全国を走ります(^^♪
□読者登録
よろしければ読者登録よろしくお願いいたします。
□鈴鹿久美子著書
「会う人すべてがあなたのファンになる 一流の魅せ方」
■株式会社インスタイル
◎ 代表 鈴鹿久美子プロフィール はこちら
◎ 政治家コンサルティング はこちら
◎ 執筆・講演依頼 はこちら
■国内唯一の｢議員秘書｣専門の転職マッチングサービス
◎ 議員秘書.com はこちら