昨日、Business Writingに関する研修をうけました。研修といっても、オンラインで提供される50分程度の研修で、教材を読んで、最後に簡単な質問に答える といった程度のものですが･･･。今日は、その中からいくつかピックアップします。（以下は英文の教材をざっと読んだ程度で書いているので、解釈が間違っているかもしれません。） 
1 主語(行為者）の区別
"Ｉ"、”Ｗｅ"、"You"あるいは無生物主語（No-One）で文章のトーンが変わる。"I"は書き手のPerspectiveが強調され、Youは場合によっては命令や威嚇というニュアンスにとられる。 例えば、"You must submit...," という表現は相手に不快感を与えかねないので、"Please submit..."のような形にするのが望ましい。 "We"は、書き手と読み手の間の結びつき(relatioship）を重視するので共感を得やすい。（特に悪いニュースを伝え、情報を共有するような場合には最もソフト。）無生物主語（No-One）は、冷淡で事務的・官僚的な印象を与えるので望ましくはないが、常に不適当というわけでもない （例としてYou must submit → Please submit）
2 文章は短くする
基本的に文章は短くするが、短い文章を連続させるとリズムは悪くなる。 文章の長さに変化を持たせ、文章にリズムをつける（これはかなり難しいです。）
3 Confident Writen Communication
相手を説得したり、一定の行為を要求する場合、 " I hope " I trust " I believe " を使用するのは不適切。
同様に、 "Generally " Likely " May " Including " Approximately "なども不適。
4 Active vs. Passive
原則としてActive voice（能動態）を用いる。
（例） The stock was purchased based on our analysis of its performance.
↓
We purchased the stock based on our analysis of its performance.
ただし、以下の場合にはPassiveを用いるのが適当
(1) 行為者が不明な場合
(2) Gender Biasを避けたい場合
(3) 行為者よりも行為そのものを強調したい場合
(4) 受動態を用いる方が、語感、リズム、文体などの点で望ましい場合（これも難しいです。）
(When passive voice creates a better sound, rhythm, syntax, or other stylistic effect, use passive voice.)
5 Be postive
Negative words は極力用いない。
（例）We are unable to process your request until we receive the document.
↓
We will process your request as soon as we receive the document.
6．Paragraphの長さ
特別な決まりはないが、「1パラグラフ、１アイデイア」が原則。1パラグラフが１～２の文章でも良いが、複雑なアイディアの場合は、もっと長くなるだろう。しかし、センテンスが１０を超えるのは不適当。その場合には、パラグラフを分ける。