昨日まで夏の名残の暑い日が続いていましたが、今朝早くに雨が降って気温は急激に下がってきたようです。今週末はぐずついた天気になりそうなここ北摂地方です。私事で恐縮ですが、週末に慶事があるので天気が心配です。
さて今はやりの働き方改革を、意味がなく長いと悪名高い、日本企業における会議の在り方を見直すことで、少しでも実現できないかと思い研究しています。
もちろんアプローチの基本的姿勢はプロジェクトマネジメント手法による改革となります。
組織の中で行われている会議を「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」の5つに分類しました。
その中で「情報を共有する会議」の重要性とそこから何を得るのかについて、前回まで考えてきました。
情報を共有する会議は、単なる連絡会議ではなく、チームの中に潜む何か良くないことの前兆を見つけるためにある重要な会議だと、キットPMは考えています。
そのためリーダーは、会議の場で次の3つの質問をすることを推奨しました。
「何か困っていることはありませんか？」「いつもと違うことが起きていませんか？」「あなたの周りで困っている人はいませんか？」の3つです。
この質問をすることでチーム内で起きている、トラブルの予兆を見つけ出すことができます。
問題と言うほどでもないけど、いつもと異なるチョットした気になることや、困ったことを吸い上げて分析することで、その奥に潜む大きな問題になるかも知れないことに気がつくことができます。
もし、気になることや好ましくない状況が複数(5つ以上)同時に存在するならば、根本原因の探索の旅に出る価値は十分にあると思います。
ではどのようにこの材料から問題の本質を泛び上がらせるのか。これについてはちょっと難しいかもしれませんが こちら を参照ください。
表面に漂う一見とるに足りなさそうな現象から本質問題を抽出する方法論は、世の中にたくさん紹介されていますが、キットPMは実践を通してTOCの試行プロセスが役に立つと考えています。
さて、単なる連絡会議が視点を少し変えるだけで、リスクを未然に防止するとても重要な会議になるということが、ご理解いただけたでしょうか。
企業内の会議を５つのカテゴリにわけ、それぞれの位置づけに従い会議の目的を明確にし、実施のやり方を少し工夫することで無駄な会議を随分減らすことができるはずです。会議の効率を上げることが、業務全体の効率化に影響することは間違いありません。皆さんも現状の会議の在り方を見直してみてはいかがでしょうか。
今回のシリーズもこれで一旦終了することにします。実はこのシリーズの８回目で こちら 日本企業の効率を妨げる主な要因として３つのポイントを挙げていました。次の３つです。
・会議の数が多い、長い、参加者が多いという問題（会議の儀式化）
・プロセス重視の基準があるため残業する方が仕事熱心という考え方と
（だらだら残業）
・明確な”判断”の欠如で、物事を決めることができない（責任の放棄）
そこで会議の改革について考えてきたのですが、もう２つについては考察ができていません。また、別の機会にトライしたいと思います。