先週末の３連休はこの秋一番の行楽日和となりましたが、皆さんはいかがお過ごしだったでしょうか。
キットPMは日曜日に奈良の国立博物館まで出かけてきました。もちろんお目当ては「第69回正倉院展」です。込みそうなので、早朝７時に家を出て約２時間かけた遠出となりました。正倉院展は初めての体験でしたが、なかなか面白くとても楽しむことができました。展示された品々も素晴らしかったのですが、これらの宝物を１３００年に渡って守ってきたという先祖の偉業に対して、深い感動を覚えました。皆さんも機会があれば一度行かれてはいかがでしょうか。
さて働き方改革について、ＰＭ視点で切り込むシリーズをお送りしています。
前回は日常の業務といえども、ただ漫然を仕事をするのではなく、仕事の目的を考え、作業項目をリスト化し、その作業量を見積り、日程に落とし込むことで日々の業務の状況を把握することが重要だと考えました。
至極当たり前のことなのですが、これがなかなか面倒くさいので、分かっちゃいるけどなんどやらで、実行に移すのは結構難しいもののようです。
前回予告したように、計画した通りに進捗しないとき、どのように対処するのかについて考えようと思いますが、その前に、直ぐに役立つ計画と進捗管理の方法について簡単にご紹介しようと思います。
この方法はキットＰＭも日々実践しているもので、手軽さの割には効果が高い手法だと自負してるものですので、もしよければご利用ください。
必要なツールはカレンダーソフトとなります。どんなカレンダーソフトでも応用できると思いますが、キットＰＭはＧｏｏｇｌｅカレンダーを利用しています。このシステムを使うメリットは、無料であることと結構高機能であることの２つです。特にほかのユーザーとカレンダーを共有できるのが重要な機能となります。
では早速利用の方法をご説明しましょう。カレンダーソフトの基本はカレンダーによるスケジュール管理なのは言うまでもありません。つまり、何年何月何日の何時に予定を書き込んだり、参照したりするものです。また全日の予定（例えば、一泊旅行とか）の場合は、時間を指定せずに何月何日の予定として登録できるものもあります。
これ以外に、カレンダー以外の機能としてToDo Listなどが付いている場合もありますが、これは使いません。なぜなら、皆さんもご経験があるかもしれませんが、敢えて開かないと（見に行かないと）その内容を確認できないのですが、残作業が長くなるとリストを見ること自体が嫌になって、そのうちほったらかしになってしまうからです。これでは意味がありません。
ではどうやって仕事の予定を管理するかというと、まずカレンダーの全日予定欄に実施しないといけない作業をリストとして書き込みます。つまりToDoリスト自体をカレンダーに書き込むわけですね。
次に書き込んだ作業リストを未来の任意の日付に向かってコピーします。Googleカレンダーだと最後の日付を設定すると自動的にコピーする機能があるので、これを使うと簡単に設定できます。こうすることで、やらないといけない作業を否応なく毎日見ることになります。ここまでが、作業のマスター計画の作成となります。実に簡単ですね。
マスター計画ができれば、次はそれを詳細に落としこむことが必要です。PM用語ではアクティビティを設定すると言います。
アクティビティは、だれそれに会議招集メールを送るとか、作業報告書を作成するなどの具体的な作業や行動がイメージできるレベルで、カレンダーの時間枠に作業予定として書き込みます。こうすることで、いつか”やらないといけない作業”として認識していたものが、この時間に”やるべき作業”に変身することになります。
少し長くなりました。続きは次回お送りします。