今朝の南関東は大雨となりました。各地で大雨・洪水警報が発令され通勤通学の足に大きな影響がでているようです。キットＰＭも通勤で結構びしょびしょになってしまいました。大きな被害が出ないといいのですが。
さて、キットＰＭの南関東での仕事も今月で終わりとなりました。今後は一旦関西に戻って新しいプロジェクトを探すことになります。もしもプロジェクト・マネジメントに関するご用命があればなんなりと承りますので、ぜひお声がけをお願いします。
[ご連絡は info@kitnetworks.co.kp までどうぞ]
会議を効率化することで、働き方改革の一助となることができないかを考えています。今回は「情報を共有する会議」の効率化について考察していきます。
一般的な社内での会議の性質から、５つのパターンに分けました。つまり、「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」です。
「情報を共有する会議」とは何も会議室に集まって話し合うだけのものではなく、様々なコミュニケーションのためのツールを使った情報共有の在り方を含むものと考えてください。
ではなぜ情報共有が必要なのでしょうか。うーん。簡単なようでちゃんと説明しようとすると結構手ごわい問いかけです。
オフィシャルな情報は、例えば進捗会議や営業会議または幹部会議や朝礼など、様々なレイヤーで情報を共有する機会は必ず存在するはずです。その場でちゃんと情報発信したり、聞いたりすれば仕事としては充分ではないでしょうか。
というともちろんそんなことはなく、そのような”場”での情報だけでは、本当に生きた情報とならないことが多いのは、これまた皆さんご経験されていることではないでしょうか。
なぜなら私たちは単に提供される情報をそのまま鵜のみにして、額面通りに捉えてそれを基に行動すると、場合によってはとんでもないことを引き起こすことを知っているからです。
例えば営業会議で、ある案件の成約の確率について上司から尋ねられた時、先週まで乗り気だった客先の担当者が今週からあまり電話もしてこなくなった状況があるとしたら、あなたは正直に失注の可能性が高くなったと報告できるでしょうか。
確信がない（責任が取れない）、希望的な願望がある（これまでの報告が嘘になる）などの理由で、少なくとも正式な断りが入るまでは、成約できるだろうと考えてそのように報告しないでしょうか。
このとき重要な情報は、客先担当者とのコミュニケーション密度が低下しているという事実となります。このような情報を的確に共有できることが、本当の情報共有となるのではないでしょか。
もう一つ例を挙げてみます。毎朝朝礼でメンバー一人ひとりの予定を確認するとします。そのとき体調管理のために顔色をチェックするということは、普通に行われることです。特に土木建設業や製造業などでは事故防止の観点から必須です。
自己申告でいいじゃないと思うかもしれませんが、人間の心理はそう簡単（つまち非論理的である）ではないことも確かなのです。良いコミュニケーションを取るということは、論理だけで測れるものではないということです。
つまり人間は意識するかしないかに限らずうそをつくということ、この前提条件に立って情報共有（コミュニケーション）の在り方をデザインすることが必要になります。
そう考えたとき、良いコミュニケーションを取るために聞き手が今一歩踏み込むことができるか、あるいは話し手が本質的な情報を提供することができるようになるかがキーになります。
それはいくらツールを導入しても、会議の回数を増やしても解決できることではなく、別の側面で考えることが必要になります。
次回はどうやればそれが解決できるか、キットＰＭの経験と知識で考察していくことにします。