駆け足でやってきた今年の秋ですが、朝夕は秋で昼間は夏の状態がしばらく続くようです。でも朝夕の秋の空気感はやっぱり気持ちいいですね。本当にホットします。キットPM宅の昨日の夕食は今シーズン初の鍋でした。うまっ。
私たちに御馴染みの非効率な会議の在り方について考えています。前回は非効率には訳があり、無駄に見える会議にも意味があると考えました。
ただそう言っても、ここで言う”意味”が組織の目的に合致していなければそれは単に自己満足にすぎないわけで、その負の効果はいずれ自分に返ってくることになります。だから、改善が必要になります。まっ、少なくとも理屈ではそうです。ただ、理屈通りにならないのは世の常ですが。
気を取り直して、このシチュエーションをどう改善していくかについて考えを巡らせてみましょう。
この状況の最大の問題点は「意思決定の在り方」だと考えます。多くの企業や組織では決済（主にお金の移動）権限については結構キッチリとルールがあり、それに則って業務が進められます。
しかしながらなんらかの「決断」を行い、意思決定することについては、その権限の範囲や責任についてルール化されていることは少ないようです。そのため現場レベルで解決できる問題でも、結局何らかの決定を行うためには、相当上位の権限者の判断を仰ぐことが必要となるか、現場の総意として上位のマネージャーを説得することになります。
つまり暗黙の了解事項である意思決定者(これは直接会議の議題に関係する責任者か否かにかかわらず、組織の中で明確にもしくは暗示的に存在する誰か)の考えをくみ取り会議参加者を納得させるか、会議参加者(できるだけ多くの)の総意を演出し、意思決定者を納得させるかになります。
このような意思決定ルールがあるとすると、当然それにかかる時間は膨大なものとなります。現代のようにビジネス環境がかつてないスピードで変化し続けると、意思決定に必要以上の時間をかけるということは、競争に負けると同じ意味を持つと考えた方がいいでしょう。
ではこの状況にどう対処すべきなのでしょうか？
もちろん第一には、意思決定のプロセスを明確化することで、スピードを早めることが考えられます。
ただ何度も言うように、そもそもこのような非効率な意思決定プロセスが存在するのは、私たち日本人の心の奥底にある文化に原因があるとすれば、何らかのルールを持ち込んでもそう簡単に受け入れられることはなさそうです。
そこで現場からのボトムアップでこの問題にアプローチしようとすると、どういう手段が考えられるでしょうか。
一つの考えとして、意思決定プロセスではなく、意思決定のツールである会議そのものを構造化し、区分することがあります。
ご承知のように会議には、その開催シチュエーションによっていくつかの種類があります。それを定義し、会議招集時にその定義に則って実施することで、全体の意思決定を構造化しようという考えです。
次回はこれについて、詳しく説明することにします。