前回、RFPをちゃんと作ろうとすると相当の準備作業が必要だということを考えました。では、その作業をできるだけ効率よく進めるにはどのような考え方があるのでしょうか。
キットＰＭの経験では、ＲＦＰ作成側がベンダーに何を期待するかを明確にするのに一番手っ取り早いのは、提示されるベンダー提案をどのような観点で審査するかを最初に明確にすることです。
評価基準の作成からスタートするということは、ＲＦＰ作成の最終目的を明確にするということであり、同時にこれから始まる作業の方向性（目標）を規定するものとなります。
こうすることで必要な作業を洗い出すと同時に、必要でない作業もある程度明らかにできます。
では、評価基準はどうやって作成するのでしょうか。提案を求めるプロジェクトは個々に異なる背景と環境、性質を持っています。そのため汎用的な評価基準は存在しませんので、ＲＦＰが要求する内容毎に設定する必要があります。
とは言いつつも、キットＰＭが考える幾つかの基本的な評価カテゴリーは存在するので、それをご紹介することにします。
１つは、提案するベンダーそのもののを評価することです。この中には、ベンダー企業の与信、見積金額、企画提案力、実行力、経験などの基本的な要素を含みます。
２つ目は、提案を求める設備、機械、ソフトウェアプロダクトなどの、性能と費用の評価です。もちろん、購入するプロダクトがない場合は必要ありません。
３つ目は、提案そのものの品質です。ＲＦＰの内容をちゃんと読み込んで理解しているのか、ＲＦＰで要求する内容の全てをちゃんと提案しているか、提案書は分かり易い表現で書かれているかなどを評価します。
以上のような大きなカテゴリーで評価基準を考え、各カテゴリーで評価項目の詳細を検討していきます。このように、評価基準を構造化（アーキテクト）すると、結構簡単に作成することができます。
評価項目が決まれば、それらを一覧表として作成し、各項目毎に配点を考えます。基本的には100点満点とし、評価項目毎の重みを加えます。
また重みの他に、絶対ポイントを設置することもあります。絶対ポイントとは、その評価項目の評価が0点だった場合、評価そのものを行わないという項目のことです。
例えば、「与信」という項目は重みポイントは１点でも、0点だった場合は全体を評価しないということになります。
与信に関わる評価は、社内の規定等もあるので評価基準を作成する場合は、総務部門などとの調整も必要になります。
こ回のテーマは、よんどころのない事情により中断し、いつか再度このテーマに挑戦することをお約束して、次回からは新テーマでお送りします。