RFPとは提案依頼という意味ですが、ベタな言い方をするとベンダーやメーカーに相見積もりを取るための、見積仕様書ということになるでしょうか。
近頃ではRFPを作成して、ベンダーやメーカーに提示することは一般的になりましたが、RFPの作成自体が結構難しい作業になるということが、まだまだ充分に理解されていないようです。
理解されていないということは、いざRFPを作成しようとするといろいろと困ったことになるパターンがあるということです。
そこで今回はどのようにRFP作成を進めて行けばいいのかについて、少し考えてみたいと思います。皆さんの参考になれば幸いです。
ひと口にRFPと言いますが、大きく分けると２種類あることをご存知でしょうか。一つは、おおよそのやりたいことと、幾つかの条件を提示してそれを実現する提案を募る方法です。
RFPの提示を受けたベンダーやメーカーは、依頼者から提示された情報をもとに提案を行うわけですから、最少の情報を基に依頼者の会社情報や業種の特性などを勘案しながら、自己の経験と製品の特性を絡めて提案することになります。
このため、依頼者が思いもよらなかったアイデアや、事例を知る可能性がある一方、カタログベースの決まりきった提案しか得られない危険性もあります。
このやり方の特徴的なのは、リクエストを出す依頼者側の負担が依頼するまでは極端に少ないことです。しかしながら、リクエストに対してバラエティに富んだ各社の提案が出てきたとき、その中から最適の選定を行うという難しい場面が待っていることになります。
つまり、提案（アウトプット）の品質は、依頼（インプット）の品質に依存するという絶対的な事実が存在するということです。
もう一つは逆に、インプットの精度を上げた形でリクエストを行うパターンです。
この場合、RFPを作成するためにかなりの準備のための工数を費やすることが必要になります。
つまり実現性が高く、見積金額に妥当性があるという、できるだけ精度が高い提案を受けるには、それなりの時間と工数をかけてRFPを作成する必要があるということになります。
最近では、前者を実施した上で有効と考える方向性を検討し、準備作業を行った上で後者を実施するというやり方をすることがあります。
こうすることで、多くの情報の中から自社に最もフィットした提案の方向性を絞り込んだ上で、検討を進めることができます。
デメリットは多くの時間が必要になるということでしょうか。
次回もこのテーマにさらに切り込んでいきます。