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■今朝起きて新聞を取りに表に出たら、一面の銀世界でした。しかも一度溶けて凍ったようで、ザクザクで、ツルツルでした。今年最後の雪だと思います（であって欲しい）家の近所の様子です。
■前回、プロジェクトライフサイクルの中でＰＭが直面する主なプレゼンテーションをリストアップしました。リストアップした以外にもプロジェクトの節々で説明を求められたりすることは多々あるわけです。当然ですが、プロジェクトはプロジェクトチーム内で完結できるものではないからですね。
ではＰＭはどのようなことに注意すれば効果的なプレゼンテーションができるようになるのか、この問題をちゃんと考えることは非常に重要なことになります。ご理解いただけますよね？
■プレゼンテーションと言えば、まずパワーポイントで資料を作って、プロジェクタで写して説明するというイメージがありますが、まぁそれも一つの有効な形式です。昨今ではグラフィックスや動画、音楽、音声などを効果的に使ったビジュアルな資料も簡単に作れるようになりました。でも、要は中身なのは言うまでもありません。
■資料を作る場合、まったく当たり前の話ですが下記に上げたポイントを押さえる事が必要です。
Ａグループ
１．誰に伝えたいのか（ＷＨＯ）
２．何を伝えたいのか（ＷＨＡＴ）
３．なぜ伝えたいのか（ＷＨＹ）
この次に来るのが、
Ｂグループ
４．何時伝えるのか（ＷＨＥＮ）
５・どこで伝えるのか（ＷＨＥＲＥ）
６．どうやって伝えるのか（ＨＯＷ）
そうですね、５Ｗ１Ｈです。これにもう一つの Ｈ（ＨＯＷ ＭＵＣＨ）幾らかけて というのが必要になる場合もあるかもしれません。
■もちろん重要なのはＡグループです。プロジェクト憲章や、プロジェクト計画書を作成するのと同じで目的を明確にすることから始めます。目的を考える上で欠かせない３つの要素ですね。プロジェクト憲章とは違って、インプット情報はプロジェクト内にあるわけですからＰＭはこの３つの要素をキチンと把握しているはずですので、普通はそれほど問題にならないと思います。が、勘違いする場合もあるので説明します。
キットＰＭは、昔務めていた会社の上司から教わったことを今でも実践していて、皆さんにもお勧めなことがあります。資料を作成する時に何も考えず、まずノートの一番上に「目的」と書くことです。プレゼン資料作成に限らず、何かを紙（ＰＣでも同じですが）で表現しようとするとき、目的を新ためて考えるところからスタートする習慣を付けると、仕事の効率と品質が格段に上がること請け合いです。（閑話休題）
■「１．誰に」という要素ですが、２つのパターンがあります。プロジェクト側から発生した意思で説明をする場合と、プロジェクト外からの意思で説明を求められる場合です。
前者の場合は明確なので問題ないとして、後者の場合例えばプロジェクトオーナーから説明を求められたとして、それはオーナー自身が理解したいからということに加えて、オーナーが別の人や組織に説明する必要がある場合が少なくありません。例えば、経営者や役員会議などですね。つまり”誰に”が複数存在するということです。
このとき、依頼者が何を意図してＰＭに要求しているのか確認し、その上で資料を作成することが重要なのはご理解いただけると思います。
■次に「２．何を」という要素です。時々見かけるのが、説明する本人は一生懸命説明しているのですが、聞く方が ”なぜなぜ問答”の質問を数回繰り返して、初めて言いたいことが理解できるということがあります。中核となるある事柄を説明したいのに、その前提となる事項を沢山説明しているために、肝心のポイントがボヤケてしまっているのです。
■「３．なぜ」については、プロジェクトの状況や環境の変化など「２．何を」を正しく理解するための情報を的確に表現しなければなりません。
この時、特に気を付けないといけないのは「何を」に捕われるあまり、主観的に情報を選別することです。もう少し直接的に言うと「ややこしい情報は隠してしまえ」ということです。もちろん意識的にこれをやると重大な問題となりますが、無意識にやってしまう場合は結構普通に経験します。
これの何が問題かと言うと、伝えたい相手が正しく理解することを妨げる、もっと言うと理解して判断する場合間違った判断を誘導するということになりかねないからです。これって、怖い話ですね。
■さて、長くなったので今回はここまで。次回に続きます。