マレーシアに赴任し仕事をしていて、日々日本からのメール対応、ローカルスタッフとのメール対応をしていて感じる事があり、今回は僕が意識しているメールの書き方、日本人がやってしまいがちな非効率的なメール方法をご紹介します。
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これは主観なので、100%正解ではありませんので、あくまで参考としていただければと思います。
①メール問い合わせの際、宛名名をはっきり明記しない
これは主に社内メールにて発生するケースなのですが、例えば日本の担当者がマレーシア担当へ製品の発送時期を確認する時、
Dear Shipping team,
Regarding to Item XXX, can you advise when the first available date of dispatching and arrange flight to Japan?
Kindly advise your reply.
と問い合わせている光景を良く目にします。
内容は全く問題無いのですが、これではほぼ返答来ません。
何が問題か？それはこのメールに回答して欲しい担当者名がはっきり明記されていない事です。
全員がそうである訳では無いと思いますが、僕の周りのマレーシアスタッフがこのメールを受信しても自分の名前が入っていなければ、「何か面倒くさい問い合わせが来ているな、自分にもメール落ちてるけど、きっと誰かが返信してくれるでしょ」と考え返信しません。
で、問い合わせしている日本人はこのメール送信２日後くらいに、タイトルに”REMINDER” とか付けてリマインドします。
いくらリマインダー送っても担当者が明記されていない限り返信は来ません。（言い過ぎかもしれませんが、早いレスは期待できません）
なので僕であれば、担当者が分からなくとも、それっぽい担当者名を適当に明記し、
”Dear Mr. Steve, need urgent confirmation and reply" みたいな感じで書き出します。
この小技によってレスは確実に早くなりますし、例え明記した方が担当外であった場合、正しい担当者へ転送してくる可能性が高まります。
やっぱり一番最悪は例に挙げたように、問い合わせメールしたのにレスがなく、１－２日寝かせてリマインドし、その後正しい担当者へ転送され～みたいなケースです。
なので、マレーシア人宛にメール問い合わせする際は必ず誰でも良いので担当者名をはっきり明記しましょう！
②問合せ背景や無駄な情報がゴチャゴチャ入ったメール
これもよく日本人がやってしまいがちな悪いケースです。
背景を事細かく説明し、相手からもそれに応じた良い回答が返ってくる事を期待しているからやってしまうのですが、結論から言ってマレーシア人はゴチャゴチャした長い文章は面倒くさくて読みません。
たぶん日本人でも長文読むの面倒くさいですよね、それをダラダラ書かれたらマレーシア人は「こいつ何聞きたいんだ？面倒くさいから最後の質問だけ適当に回答しよ」って
感じでまったく期待に答えてくれません。
なので、僕は単刀直入に質問します。
Dear Mr. Steve
Good day, regarding to the project, I need to send some sample of the new products to Japan.
Can you advise me the all shipping cost by today 3:00pm?
みたいな感じです。
上記文面に、このプロジェクの説明や自分がどれ程熱量を注いでいるか等々、無駄な情報は要りません。
しかもその無駄な情報を記載する事にも実は結構時間取られるので、一切カットした方がお互いにWin-Winなのです。
質問事項はシンプルに要点を纏め、簡単に答えられるようにすることがベスト。
で、何個も１つのメールに質問を入れない、これも重要です。
５つも質問を箇条書きにしても、せいぜい返ってくるのは２つくらいです。
ちょっと面倒くさいですが、１つ１つ質問し回答を得て、それに対して追加で質問していくほうが、実は効率的且つ自分がイライラしない事が分かりました。
と今日はこの辺で、また改めて気付いた事を書き連ねて行こうと思います。