こんにちは、ヒューマンライフケア採用担当です。
今回は「連絡」です。
基本ですが、出来ていない方が多いのも事実です。
仕事でも報連相が大切とよく言われます。
なぜか、相手の事を考えるということに繋がるからです。
①出欠確認は早めが一番
説明会、選考の出欠連絡は早いに越したことはありません。
どうしても学校などのスケジュールが分からない場合は、いつごろに出欠が分かるか一報入れると良いでしょう。
相手側も準備が必要となるので、早めに連絡をすることをお勧めします。
②連絡手段は緊急性により変える
＊緊急性が高い電話＊
・面接前日や当日に行けなくなった、遅刻の場合
面接に遅刻しそうというのは、面接直前に起こる緊急事態です。基本的は「遅刻しそうだと分かった時点で電話する」というのが鉄則です。
体調不良は急に起こりえることです。また、面接日までまだ日にちがある場合は電話とメールで、日程が迫っている場合や当日の場合は電話で連絡しましょう。
電話で担当者が出ない場合は留守電に伝言を残すことも。
＊いつでも確認できるメール＊
・緊急を要しない場合
すぐに返事を必要としない、または当日など直近の説明会、選考ではない内容。質問など。
メールは送る時は分かり易く、簡潔に丁寧に送る事。
そして受け取る時も大切です。
メールでよくあるのは、「他のメールに埋もれていたので確認できていませんでした。」「迷惑メールでブロックされていました。」という状態にあることです。
これから仕事をしていく中で、電話、メールで重要な連絡をします。
メールを送っていたにも関わらず、確認できていなかったという事がないように
今から仕事をする準備の一つでもあることを忘れないように。
③連絡がベストな時間帯
企業により異なるかもしれませんが、
下記が基本的な会社のスケジュールです。
9時～10時（始業直後）：当日の業務の打ち合わせ等の時間
10時～12時：☆ベスト
12時～13時（昼食）：出かけていることが多い
13時～17時：☆ベスト
・17時～20時（終業直前）：終礼や、翌日の業務準備等（定時を過ぎている場合もあります）
20時～翌朝9時は常識の範囲外とされてしまう可能性が高いので、
緊急性のあるものはメールで件名に【●●面接の件】など、分かり易く確実に開封される内容にしましょう。
はじめに相手の事を考えるために連絡が必要と話しましたが、
説明会、選考も相手の時間を共有していると考えてみてください。
採用側も、学生さんと面談をするときに相手の時間を共有しているという気持ちを大切に接していきたいと考えています。
お互い様です。
年々予約もキャンセルもクリックひとつできるようになり、
連絡も簡単なはずなのに連絡なしの欠席が多くなっています。
もちろん、きちんと丁寧に出来る方もいらっしゃいますが、
どうか弊社だけでなく、他社でも連絡は一本入れるようにしてほしいと切に願います。
特に断りを入れる時は連絡しにくいと思いますが、
もう会うことはないからという考えではなく、最後まで接遇を持って対応できる人になってほしいと思います。
人事側も誠意を持って対応していきたいと思います。
自分自身もはじめから連絡がきちんと出来ていたわけではなく、
人と関わりながら学んでいき今もまだ勉強中です。
信頼関係はここから始まっています。
小野