ひよこパソコン教室前橋校の
チーフインストラクター・生方です。
本日は、
Excelをお使いになる事務員の方などに
ぜひ知っておいていただきたいテクニック
をお教えします！
さて、まずは下のような表を作りたいとします。
（完成図）
このような表を作るときの一般的な手順としては、
まず1行目とA列の項目名を入れて、
その後数字をまとめて入力するのが、効率が良いと思います。
↓↓↓以下の状態まで作成します。↓↓↓
今回のポイントは、その後の数字の入力についてです。
このように数字をまとめて入力する場合、
みなさんはどのように操作していますか？
ちょっと自分の手順をイメージしてくださいね。
恐らく多くの方が、以下の様な手順ではないでしょうか？
1列入力したら、マウスで隣の列をクリックして、また入力する。
また1列終わったらマウスに持ち替えて…
マウスではなくて、キーボードの矢印キーを使う方もいらっしゃるでしょう。
しかし、
いちいちマウスに持ち替えたり、
矢印キーを押したりするのでは、
ヒジョーにもったいない！！！
この小さな手間がもったいないんです！！
では、どのようにしたら効率が良くなるのか？
それは・・・
先に入力したい部分を範囲選択しておく
ということです。
つまり、こんな風に範囲選択しておきます。
すると、範囲選択したスタートのセルだけ、色が白く抜けますね。
このまま数字や文字を入力すると、白いセルに入力されます。
そしてEnterキーで確定すると、
白いセルは一つ下に下がります。
入力→Enter→入力→Enter→・・・
これを繰り返して一番下まで来ます。
そして、一番下でEnterを押すと・・・
なんと！
一つ右の列の一番上に
白いセルが移動します！！
そうなんです、いちいちクリックしたりしなくても、
範囲選択した内側で入力位置が移動します。
この後は、引き続き
入力→Enter→入力→Enter→・・・
を繰り返すだけでOK！
この、マウスに持ち替えたりしないで
入力だけに集中できるというのが大きなポイントです。
ほんのちょっとの違いですが、
熟練者になるほど作業効率の違いが出てきますよ。
ただし、入力時の注意点としては、
入力を始めたらマウスでクリックしたり、
矢印キーを押したりしないこと。
範囲選択が解除されてしまい、
作業が途中でストップしてしまいますからね。
わずかな間違いなどは気にせず最後まで入力して、
後からチェックするほうが効率が良いかと思います。
いかがでしょうか？
意外と知らない方が多いテクニックということでご紹介しましたが、
ぜひ上手に活用していただければと思います。
それでは！！
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