任期２年の小学校PTA本部役員。ところてん方式で、１年ごとにメンバーが半数入れ替わります。
私が主担当で、次年度役員の選出をすすめていますが、今回立候補者は２人でした。
立候補で枠が埋まらなかった場合、例年は保護者間の推薦投票により候補者が定員の２～３倍程度の人数選ばれます。
その候補者が実際に学校に集まり、話合い（話合いで決まらなければくじ引き）によって、本部役員が最終決定します。
この例年行われている推薦投票は、
〇名簿と投票用紙を作成・印刷して各家庭に配布
↓
〇記入してもらって投票用紙を回収
↓
〇開票集計作業
と、多くの手間と時間と紙（とプリンターのインク）を要します。
さらに、期限までに提出してくれない方、選べないから…と無記入の方も少なくありません。
本当に「この人が相応しい！」と思って投票するのではないからでしょう、名簿順で上の方から選ばれる・名前がひらがなで目につきやすい人が選ばれる傾向がかなり強いです。
保護者間で結託して悪意のある投票を行ったりする例もあるそうです。
なので、今年度、投票ではなく「パソコンによる抽選」という形にして、校長や教頭の他、本部役員以外の保護者数人に立ち会ってもらう抽選会を開き、パソコンでワンクリック一発で選出することにしました。
抽選の方法自体は単純で、エクセルの「ランダム関数で数字割振り」→「昇順による並び替え」のマクロボタンを用意して、指定した人数を上から選ぶだけです。パソコンを会議室のモニターにつないで、立ち合いの方全員に不正のないことを見てもらいます。
この新しい形式に変更するのために、流れや仕組みを考えること・各所への説明・文書作成などに今年度は苦労しました。
が、来年度以降は劇的に楽になります！！
ちなみに、昨年は私たちの必死の声かけ作戦により、立候補で枠が全て埋まった（それどころか定員より１名多く立候補してくれた
）為、この抽選投票は行いませんでした。
今年の１年目の方たちは、ほぼ声かけを行っておらず、立候補では枠は埋まらなかったので、抽選をすることになりました
そして昨日、その抽選により選出された方々が集まって、役員を決める選定会がありました。
この選定会に呼ばれる紙は「赤紙」と呼ばれており、私も２年前に赤紙を受け取りました
例年はお通夜の様な雰囲気で、絶対に自分はやらない！オーラを出してずーっと下を向いている人が何人もいたりします。
決まるまで帰れない、なんともイヤ～な雰囲気です。
何の対策や準備も行わず、過去の通りに行うと、そのような雰囲気になることは目に見えています
段取り女の私は、出来る限りの準備をして、台本と各自の役割も細かく作り、現メンバーへの周知を徹底して、昨日の場に臨みました。
細かくは色々ありますが、とにかく第一は「和やかな・楽しそうな雰囲気づくり」
とはいえ、最悪、じゃんけんで決まるだろうな～と覚悟していました。
一通りの説明と挨拶を終えて、実際の話し合いが始まると…
開始すぐに手を挙げてくれた方が４人いて、約５分で決定しました～
これは凄すぎる
事前の打ち合わせや台本を超えて、それぞれが各自の役割を理解して自主的に動いたり発言したり、全体的にとてもいい雰囲気で進めることができたからだと思います。
現役員１２名全員のナイスチームプレーでした