こんにちは。
突然ですが、秘書としての記録を残しておきたくなり、また自分自身を
振り返り、原点に立ち戻るためにブログをはじめます。
2014年、今年で秘書を初めて4年目突入。
これから秘書をはじめられるかたや、現秘書の方へ役立つ情報を
発信できればいいなと思います。
失敗談や顔が青ざめてしまった体験もたくさんあるので
共有しますね。
企業名や実名はもちろんふせますが、
自身の会社のことを「遊技商事」と呼び、
自身のことを“石川”と呼び、担当している上司のことを
シュガーと呼びます。
自身が秘書になってまず感じたことは、
社外に上司のことをへりくだっていうことの難しさでした。
上司のシュガーは今まで社内で見かけたこともなく、
社内に発信されるメッセージや写真でしか面識がなかったのです。
それを社外に関しては“呼び捨て”で伝えなければならないのです。
例えば社外にシュガーのことを話すとき。
以下おかしいところが
あります。
－突然の来客面談を断る時
「わたくし、シュガー○○（○○＝役職）の秘書をさせていただいて
おります石川です。シュガー○○はお忙しいとおっしゃって
おりまして、、、申し訳ございません。」
そう！
ついつい、シュガーさん目線の話方になってしまうのです。
社外の人に、シュガーさんを尊敬する言葉はひかえます。
→× シュガー○○はお忙しいとおっしゃって（完全にてんぱっていた）
→○ シュガーは本日席を外しております。
大事なのは、相手（社外）。
実は社内にも社外に対してシュガーさんに尊敬語を使って電話を話して
いる方がいるのです。
例えば電話で
→×「○○（シュガー）のご確認をいただかなければならないので、」
→×「○○（シュガー）にご確認いただきましたので」
これは、×です。
せめて以下のような言い方をしてもらいたいです。
「○○（シュガー）の確認が必要な案件ですので、」
「お待たせして申し訳ございません。
○○の確認が終わりましたので、この件を進めてくださいますよう
お願いできますでしょうか」
シュガーはわたしたちの上司ではありますが、社外の人の上司では
ないのです。
最初の例の言い直しバージョンは以下です。
「はじめまして、遊技商事 シュガーの秘書 石川と申します。
申し訳ございませんが、シュガーは、今日はあいにく席を外しております。
明日以降でしたら、調整できることと思いますので後ほど
こちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」
もっといい断り方もあるでしょうね。
というふうに、普段の言葉づかいから見直さなければならなかった
わたしは、その後もいろいろな発見と驚きと苦労を経験します。
こんな初歩的なことですが、これからも読んでくだされば幸いです！！