朝一番にメールを見ると疲れる理由。仕事の順番を変えるだけで効率は変わる

会社員として働いていると、多くの人が出社後やパソコンを立ち上げた直後に、まず未読メールを確認するのではないでしょうか。

私も長年それが当たり前だと思っていました。しかし最近、「朝から疲れる原因はここにあるのではないか」と気付きました。

メール処理は単純作業ではない

一見すると、メールを読むだけなので簡単な作業に思えます。

しかし実際には、1通ごとに次のような判断をしています。

• このメールは急ぎなのか。
• 自分が対応する内容なのか。
• 後回しでも問題ないのか。
• 返信が必要なのか。
• 調査してから返すべきなのか。
• 他部署へ依頼すべきなのか。

つまり、メール処理とは「判断の連続」です。

朝一番から何十回も意思決定を繰り返していれば、脳が疲れるのも当然です。

まずはルーチンワークで脳をウォーミングアップする

そこで考えたのが、仕事の順番を変えることです。

例えば、

• パソコンを起動する
• 今日の予定を確認する
• 朝礼の準備をする
• 定型作業を済ませる

このようなルーチンワークを先に行い、脳が温まってから未読メールを確認する方が、集中力を維持しやすいのではないかと思いました。

スポーツでも、いきなり全力で走る人はいません。

まずはウォーミングアップをしてから本番に入ります。

仕事も同じで、脳にも準備運動が必要なのだと思います。

「判断」と「作業」を分ける

さらに効率を上げる方法として、メールを最初から全部処理しようとしないことです。

まずはメールをざっと見て、

• すぐ終わるもの
• 今日対応するもの
• 後で対応するもの
• 読むだけのもの

と分類だけしておきます。

そして、集中力が高い時間帯に「今日対応するもの」をまとめて処理します。

こうすると、「判断」と「作業」が分離されるため、脳への負担が大きく減ります。

自分の脳の特性に合わせて仕事を組み立てる

私は以前から、自分には「考える仕事」と「手を動かす仕事」を混ぜると疲れやすい傾向があると感じていました。

そのため、

• 午前中は考える仕事
• 午後は定型作業
• 夜は考えなくてもできる副業や作業

という流れの方が、結果的に一日の生産性が高くなります。

まとめ

私たちは「朝はまずメールを確認するもの」という習慣を当たり前だと思いがちです。

しかし、その習慣が本当に自分に合っているとは限りません。

仕事の順番を少し変えるだけで、脳の疲労は大きく変わる可能性があります。

大切なのは、一般的な仕事術をそのまま真似することではなく、自分の脳の特性に合わせて仕事の流れを最適化することです。

小さな工夫の積み重ねが、長く働き続けるための大きな武器になると感じています。

頭の中で管理しない。紙に書いて構造化する

先日、会社で仕事をしていて改めて感じたことがある。

上司から仕事を渡される。
その上司もさらに上司から仕事を渡される。

しかし、見ていると、言われたことを頭の中だけで処理しようとしている人が意外と多い。

当然、途中で「何だっけ？」となる。

人間の記憶には限界がある

例えば、10人にパソコンを配る仕事があったとする。

必要になるのは、

• パソコン

• 電源アダプター

• マウス

である。

10人なら、それぞれ10個必要になる。

ところが途中で、

「1人はマウス不要である」

となれば、マウスは9個になる。

さらに後日、

「やはり全員必要になった」

となれば、再び10個になる。

これを全部頭の中で覚えておくのは無理がある。

だから紙に書く。

ホワイトボードでもよい。

全体像を書き、その下に必要なものを書き出す。

変更があれば横線で消し、

「6月15日　9人分に変更」

「6月20日　10人分に戻る」

というように日付と一緒に書いておけば、時系列も追うことができる。

綺麗に書く必要はない。

大事なのは、頭の中ではなく外部に記憶を置くことである。

全体像を可視化すると考える量が減る

頭の中だけで管理していると、

「今どうなっていたっけ？」

と思い出す作業から始まる。

そして、過去の出来事を頭の中で再構築しなければならない。

これは非常に疲れる。

しかし、紙に書いておけば、

「ここだけ変わった」

と確認するだけで済む。

人間の脳は記憶装置ではなく、考えるために使うものである。

記憶に使うのはもったいない。

朝の脳は一番よく働く

現在は時差出勤のおかげで、以前より早い時間に仕事を始めている。

これが意外と調子がよい。

満員電車で9時出勤していた頃は、会社に着いた時点でかなり疲れていた。

体力10のうち、3くらいは通勤で使っていた感覚である。

一方、混雑の少ない時間帯に出勤すると、消耗は1程度で済む。

つまり、体力が9残った状態で仕事を始められる。

さらに、朝は脳もよく回転する。

だから、

考える仕事は朝にやる。

そして、設計が終わったら、残りの時間は実行に使う。

前日にスケジュールを決めておく

翌日の予定も前日に決めている。

例えば、

• 7時30分～8時30分　資料作成

• 8時30分～10時　設計作業

• 10時～12時　打ち合わせ

• 13時～15時　実行作業

というように、時間ごとにやることを紙に書いておく。

すると、

「次は何をやるんだっけ？」

と考える必要がなくなる。

もし割り込み仕事が入ったら、その分だけ後ろの予定を1時間ずつずらせばよい。

それだけの話である。

一番怖いのは「考え方」がないこと

実は一番怖いのは、

「そういう発想自体がない」

ことである。

人間は、自分の頭の中に存在しない考え方は想像できない。

だから、

• 全体像を書く

• 構造化する

• 外部に記憶を置く

• 朝に考える仕事をする

• 前日に予定を決める

こうした考え方そのものを知っているかどうかが、大きな差になると思う。

まとめ

私が普段意識していることはシンプルである。

頭の中で管理しない。

紙に書く。

全体像を見える化する。

朝の脳が元気な時間に考える。

そして、あとは実行する。

人間の脳は万能ではない。

だからこそ、脳の限界を理解し、仕組みで補う。

それが仕事を効率よく進めるための最も確実な方法だと思っている。

宮古島へ3泊4日の旅。

宮古島へ3泊4日の一人旅。

初日は羽田から那覇経由で宮古島へ。

2日目は念願のダイビングで宮古ブルーの海を満喫。

3日目はビーチとカフェでのんびり。夜はソーキそば。

最終日は直行便で羽田へ帰宅。

アクティブな一日と、何もしない一日。その両方を楽しめたことで、心も体もリフレッシュできた4日間だった。

「予定を詰め込みすぎない。」

これくらいの余白がある旅が、自分にはちょうどいい。

なぜ鉛筆は疲れるのか？シャーペンでメモが進む理由。

昔から、メモをするときに鉛筆が苦手だった。
逆にシャーペンはかなり使いやすい。

最初は単純に好みの問題だと思っていた。
 

でも最近、「これは思考効率に関係しているのでは？」と思うようになった。

鉛筆って、書く時に独特の“重さ”がある。

紙に押し込む感じ。
芯の摩擦。
ずっしりした重心。

書くたびに、手に反動が返ってくる感覚がある。

特に、まだ言語化できていない状態だと、その反動が地味にストレスになる。

頭の中で整理できていないことを言葉にするときって、脳はかなり負荷が高い。
 

そこにさらに、

「しっかり押して書く」

という動作負荷が乗る。

これが思った以上に疲れる。

一方、シャーペンは軽い。

少ない筆圧で書けるし、滑る。
 

思考がそのまま文字になる感覚がある。

つまり、

• 鉛筆 → “書いている感覚”が強い
• シャーペン → “考えている感覚”を邪魔しにくい

という違いがある。

これは勉強でも仕事でも同じだと思う。

人は能力不足よりも、“摩擦”で止まる。

だから、道具選びは地味に重要。

メモが続かない人も、
 

もしかしたら根性ではなく、筆記具との相性問題かもしれない。

思考を前に進めたいなら、
「脳に優しい道具」を使うのは、かなり合理的だと思う。

「最近の若手はDeleteを使わない？」キーボード操作に出る仕事の流儀

長文資料・業務資料をPCで大量に扱うなら、

• 矢印キー移動
• Shift選択
• Delete編集

のスタイルは、実際かなり合理的です。

特に、

• 報告書
• Excel
• 仕様書
• メール整理
• マニュアル修正
  みたいな「部分編集が多い仕事」では強いです。

理由は、
「どこをどう編集するか」を明確に制御できるから。

例えば、

• 単語単位で置換
• 一部分だけ削除
• レイアウト維持
• 複数行編集
  では、Backspace連打より操作回数が減ります。

さらに、

• Shift + 矢印
• Ctrl + Shift + 矢印
• Home / End
• Ctrl + Delete
• Ctrl + Backspace

まで使えると、速度差がかなり出ます。

たとえば、

Ctrl + Backspace
→ 単語単位で左削除

Ctrl + Delete
→ 単語単位で右削除

は、資料作成でかなり強力です。

一方で、若い世代の
「Backspace中心」
は、

• チャット
• Slack
• SNS
• 短文
• スマホ延長

には向いています。

なので結論としては、

• “業務資料編集”
  → 効率が高い
• “短文コミュニケーション”
  → Backspace型が速い

という感じです。

特に会社員経験が長い人ほど、
「カーソル制御能力」が高い傾向があります。