【広尾学園】父親の会全体会の運営について【中2】【保護者の活動】

楽しさはまだ止まらない

父親の会全体会

期末テスト期間中でしたが、
7月最初の土曜日、
父親の会の全体会が開かれました。
 
おおよそ内容は昨年と同じです。
 
けやき祭や花植えの説明と、
卒業生のお父さんたちによる
受験体験談の共有ですね。
 
ですので今回は、
中学2年の父親の会代表メンバーとして、
運営の様子について紹介します。
 
来年以降で代表メンバーになられる方の
ご参考になるかも（？）。
 
中2代表の主な役割は、
  • 受付
  • 受験体験談の進行とメモ
  • 懇親会の幹事
になります。
 

受付

今回は昨年の1.6倍くらい、
160名程度の参加者でした。
 
大盛況ですね。
 
特に中1のお父さんの参加がすごくてですね。
 
ということで、
ある程度システマチックに運営すべきと考え、
以下のようにしてみました。
 
  • 懇親会は2次会まで事前申込み制
    • 事前支払いでPayPayのみ
    • PayPay集金担当は各学年代表に協力要請
  • 懇親会参加者と不参加者を区別
    • 参加者は名前ホルダー
      • 学年ごとに色分けしたドットシール
      • 2次会参加者はさらにリストバンド
    • 不参加者は養生テープ
 
当日払いや現金払いを認めてしまうと、
集金が大変なんですよね。
 
また、
いつものお店のキャパシティが140人程度で、
それを超える懸念もありましたので、
事前申込みと事前支払いを
守っていただいてます。
 
事前申込みについては
これまで通り調整さんを使ってますが、
事前支払いの申請については
新たにGoogleフォームでの管理を行ってます。
 
そして調整さんの参加者リストと
Googleフォームの申請の突合を
ある程度自動でできるようにして、
大幅な負荷の軽減を図りました。
 
その際、
未払者への対応をしやすくするため、
各学年代表の方々1名にPayPay担当を
お願いしてます。
 
というのも、
他の学年のお父さんは
全く面識のない方が少なくなく、
また各学年横の繋がりは強いことから、
作業負荷がぜんぜん違うんですよね。
 
もう一つの理由としては、
人数と金額が多いため、
その確認の負荷とリスクの分散です。
 
それから、
昨年までは懇親会の受付代わりに
学年と名前を書いた養生テープを
胸に貼っていたのですが、
服の素材によってはすぐ剥がれること、
飲んでいるといつの間にか名前が消えていること、
など不満がありまして。
 
そして個人的なこだわりでもあるのですが、
名前よりもニックネームで呼んでほしい人も
ある程度いるはず（私とか）ですので、
名前ホルダーをハガキサイズのものにして、
ハガキサイズの紙に
  • 子どもの学年の色のドットシール
    • 色は適当に決めてます
  • 子どもの学年とクラス
  • 名前
  • ニックネーム or ふりがな
を書いてもらってます。
 
そして2次会参加者はすぐに判別できるよう、
リストバンドをつけてもらいました。
 
懇親会に参加されない方は
全体会で終わりですので、
懇親会参加者と区別するべく
養生テープのままにしてます。
 
先述した不満もそれほど起こらないですしね。
 

受験体験談の進行とメモ

受験体験談は大きく2部に分かれてて、
前半は座談会形式、
後半は各コースに分かれての質問大会です。
 
私は後半の本科コース理系の担当でした。
 
メモのためにiPhoneとiPadを使って
音声録音してます。
 
このメモというのは、
要するに議事録のようなものですが、
けやき祭で行われる受験相談会での
参考資料として活用されるものになります。
 
私は昨年のけやき祭では
受験相談会のほうは出てませんので
詳しくはわからないのですが、
相談内容は中学受験だけではなく、
学校での教育の様子や
大学受験に関する質問もあるようで、
その回答集のようなものですね。
 
今年は出てみようかなぁ。
 
ちなみに録音したものは
生成AIを活用して文字起こしをして、
さらに要約まで作ってもらいました。
 
一番大変だったのは
文字起こしの校正ですね。
 
話していた内容が抜けてたり、
「広尾」が「疲労」になってたり、
変な内容になってましたので。。。
 

懇親会の幹事

この日一番の大仕事。
 
この日どころか、
このために中2の学年代表で
何度も集まったり
オンライン会議を行ってますからねぇ。
 
いかに集金管理を楽にするか、
いかに出欠管理を楽にするか、
そしていかに来年以降の引き継ぎを楽にするか。
 
それらを議論していろいろ試しつつ、
受付のところに書いた運営に至りました。
 
デジタルとアナログをうまく活用して、
その落としどころを探っていった感じですね。
 
ということで、
懇親会は2次会も含めて
あまり酔うことができなかったのですが、
負担はかなり軽減されていたので
あちこちのテーブルに顔を出して
挨拶して回ってました。
 
とはいえ基本的には幹事で固まって、
何かあってもすぐに対応できるように
備えてましたが。
 

3次会

2次会も終わって解散し、
ここからは完全に自由な時間ですね。
 
お店にいられるのは2次会まででしたので、
その後は何人かで3次会へ行ってます。
 
中2の学年代表の方の
行きつけのカラオケバーが近くにあり、
そちらに入りました。
 
昔はよく歌ってたんですけどねぇ。
 
最近はほとんど歌わなくなっちゃいました。
 
ちょっとしたおつまみと飲み物を頂きつつ、
みんなで何曲か歌ったところで解散してます。
 
同じ部活の中1のお父さんも
一人きてくれたのは嬉しかったなぁ。
 

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