ブログと議事録

　議事録をブログで代用する。

　個人情報や機密情報は別として、組織運営を円滑にするには実は結構使える方法です。

　NPO法人においては社員総会議事録というのがございまして、これが会社でいう株主総会議事録のようなものです。

　主に小規模な団体の場合、この議事録を本格的に作成するケースとして一番身近なのは役員変更登記の際に添付情報の一部として作成するときでしょうか。

　言い換えればこういった「ルーティーンワーク」以外の報告として議事録を作成する法的義務はございませんので、あまり本格的に議事録作成をされている団体というのはあまり多くはないのかもしれません。

　しかし、法的義務はないとはいえ、こまめに議事録を作るというメリットは多くございます。

　基本的にNPO法人は合議体の組織です。最低限10人のメンバーは必要ですし、役員（理事及び監事）も4名は必要です。

　当然ながら、少なからず意見にまとまりを欠くケースというのが会社組織に比べて見受けられます。

　こういった問題を解消する場合、やっておかなければならないのが行動指針チェックです。

　合議体組織というのは人数がおりますので、役割分担をすればそれだけ効率的に組織が回せます。一方で、合議体であるからこそ指揮系統が必ずしも一枚岩でなかったり、あるいは人数がいるために役割分担が曖昧になってしまい、せっかくの人数が活かせなくなってしまっていたり、というケースがございます。

　こういった問題を解消するために、定期的に役割の確認、現状の行動チェックというものを、議事録を通じて確認し合っておく、とくのは非常に効果的です。

　「定期的に集まるのは面倒くさい」「スケジュールが調整できない」と思われる場合、オンライン上で行うのをお勧め致します。

　またこれらは法的義務がないので無理に会議の体裁を整える必要もございません。

　例えばブログを複数で運営する。無理にアクセス数を稼ぐというよりも、むしろ組織を運営する方々各担当内容を継続的に記載しておく。これで役割分担を明確にしておくだけでも組織運営にかなりプラスになります。

　加えて、継続して行う情報提供は何よりも組織の宣伝に役立ちます。無理に人気ブログになる必要はなくても、継続的に情報を提供しておくことはそれだけ信頼獲得に役立つものとなります。

・私は忙しいから暇な人が業務をすべき

・私は難しいことはわからないから他の知識のある人がやるべき

　こういった展開にならないよう、議事録を通じて知識や技術を強要しておく。ブログはネット上に公開されますから、公開ができないのであれば一に非公開のメーリングリスト、二に書面という方法で伝達をする。これで業務が滞る事態、あるいはリスクを大幅に減らすことが可能となります。

　「当初予定していた内容と違っていた」

　NPO法人におきましてはこういった感想をもたれる方々は実は思ったよりも多くいらっしゃいます。とはいえ、軌道修正を上手くやれば実際に思った通りの内容に戻られるケースになることも多くなるのも事実です。

　あまり一部の方に負担を強いるような展開になることなく、あくまで組織全体で考える。そのためにこういった議事録を活用していきたいものです。

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