こんにちは
いつもご訪問いただきまして
ありがとうございます
／
幸せな働き方を創造する
働く女性Labo
＼
講師の佐久知真由美です
（※しばらくは私が個人ブログで
投稿していた記事の再アップになります。）
次回は資料作成について
お伝えすると言いましたが、
事務職でも専門的なことを
習った訳ではないので、
私の実体験からの
コツをお伝えします。
それはズバリ！
『思いを乗せる』です！
えっ！そんなこと⁉️って
思われました？
これは実際に上司に
言われた言葉なんですが、
「資料なんて誰でも作れる。
肝心なのはそこに思いが
乗せてあるかどうか」
この言葉、私にとっては
目からウロコでした。
だって、それなら思いさえあれば
誰でも作れるでしょ
高卒の私にも出来るーーーー！
ですよ^ ^
それからと言うもの
作らないといけない資料
例えば、
・月次展開計画シート
・展開図面
・出張報告書
などなど
どんなものでも過去の資料が
あればそのアウトラインを参考にして、
なければ使える資料を
少しアレンジして作成。
要はマネをして作ります。
そして、そこに
思いを乗せること
ここがとっても肝心。
また、それをするために
押さえておきたいポイントが
いくつかあります。
①まずはその資料の目的です。
・誰に
・なんのために
・何を伝えるのか
ということが明確でないと
思いを乗せることが出来ません。
②相手に伝わるように作る。
いろんな相手がいると思います。
・会社に
・上司に
・部下に
・取引先に
相手との共通の言語で
共通認識出来る状態で
作る必要があります。でないと、
全く意味がわからないので
伝わりません。
③自分自身の思いをしっかり
持っておく
これは作った資料の何を聞かれても
自分の思いが言えるレベルです。
それも細かい言葉まで
例えば…
・なんでその色なの？
・なんでその個数なの？
・なんで今なの？
・なんでそう思ったの？
・なんで予算行くの？
・なんでこのスケージュールなの？
・その根拠は？
なんでもいいです。
その資料に書かれてあることに
対してたくさん、たくさん
自分に対して質問してみてください。
相手からこんなことを
質問されるかな？って思うことを
全部。
するとどんどん、どんどん深くまで
考えられた資料になります。
これをやっていると矛盾点が
出てきたりするので、
仕事をより深く理解できると言う
利点もあります。
④そして、最後に自分で
ストーリーにして話してみる。
まず結論、ゴールを決め、
そこに対しての説明を
自分の言葉で順序立てて話す。
そして、ゴールにたどり着く。
こんな感じでやってみてください。
最初はめちゃくちゃ時間が
かかります。
私も最初は苦労しました(>_<)
なかなか自転車に乗れなくて、
必死に頑張った時ぐらい。
でも、一回出来るようになると
これはコツなので、そのあとは
どんな資料作成でもプレゼンでも
一緒です。
最後までお読みいただき
ありがとうございました
LINEでもお友達になってね
