こんにちわ。
働きがいのある企業づくりサポーター
しばとうはるな です。
今回は
「会議の時間の有効な使い方」
と題しまして、
いつもの会議をちょっと底上げする
使える小技をご紹介したいと思います。
みなさんは会議が
「お通夜」みたいになった経験ないですか？
「意見を出して下さい。」
といってみても
エアコンの音が聞こえるくらいの静寂。
もしくは、何人かいる参加者のうち
発言が得意な数名からしか発言がなくて、
いつも内容や方向性が偏りがち。など。
会議をとりまく問題って
結構根深いし、
どうやって解決したらいいか分からない。
パワースタイルで意見を引っ張り出そうとしても
杓子定規な事しか言われなくて、
参加者の表情も曇り気味。
「はぁ、また会議か。。。」
と気分がだんだんと憂鬱になっちゃったり。
もう意見なんか出ないから
そもそも会議なんかしてないよ。
なんてことになっちゃってませんか？
今回はそんなどんより会議に
お役立て頂きたい記事です。
会議の始まる前と終わった後の２篇に分けて。
前編は
「会議の始まる前にしてほしいこと。」です。
それは
・場作り！
場作りとは、
例えば、
お庭に、お花の種を植えようとしたとき
カチコチに踏み固められた土を
力づくでスコップで掘り起こして
種を埋めてみても、
元気に芽がでてくるでしょうか？
養分もない
カチカチ・パサパサの土をかき分けて
新芽が出てくるのは至難の業です。
もっと、
柔らかくて栄養もあって、
ふかふかした土のほうが
新芽も育ちやすく、そして強くなります。
そっちの方が
お花が咲く可能性高いとおもいませんか？
そうするためにするべきことは
「土を耕すということ」
これが
「場を作る」ということです。
「発言がでてこないのは」
「発言しにくいから」
もしくは
「発言したくない理由があるから」
（これはまた別のアプローチが必要）
発言しにくいのに、
無理に発言してもらおうとするのは、
スタッフさんにとって、
カチカチの土の中で発芽しようとする、
新芽の状態のようなものです。
土が固くて伸びにくい
栄養が足りなくて元気がでない。
「発言しにくい」環境があるんです。
この環境を作る背景は
様々な要因がありますので
何か一つ取り組めば解決という
簡単な話ではありませんが、
今日はその中でも使いやすい
HOWをご紹介したいと思います。
そのHOWとは
会議のチェックインタイムを設けよう。
▷チェックインタイムとは？
チェックインって、
ホテルに宿泊するときとか
飛行機に搭乗するときとか
のイメージだと思います。
それと同じで、
会議への乗り込み作業といった感じ。
いまから、
始まる会議にむけて意識を向ける作業。
具体的にすることは
会議の参加者に向けて、
会話する内容の「お題」を出して、
その「お題」について発言してもらいます。
このお題のセレクトは、
その会議の趣旨や、
作りたい雰囲気。
参加メンバーによって変えます。
例えば、
その会議を、
ワイワイとして明るく発言する雰囲気にしたいのであれば
ちょっと話すのが楽しくなるようなお題で
なおかつ、発言しやすいもの。
先日行った会議で実際に盛り上がったお題は
「おすすめの調味料はなに？」
というもの。
みんな、
自分の好きな塩があったり
豆板醤じゃなくて甜麺醤！だったり
そんなこだわりってほどでは、、、
と言いながら
「熊本でしか買えないお醤油つかってます。」
という方も。
（なにそれ、めちゃくちゃ気になる！）
みんなお互いに
興味をもって相手の話を聞いたり、
気になることに質問してみたり。
普段の雰囲気からは意外な側面が見えたり。
楽しい雰囲気がつくられて、
発言しやすい環境を
自分たちで作っていきます。
（ここ大事！）
そのまま会議へと接続していくことで
ワイワイとした雰囲気で会議をすすめることが出来ました。
なんだか、仕事と全然関係ないじゃん。
って思うかもしれませんが。
チェックインの目的は
その場を作ること。
調味料の話の目的は
「発言しやすい場、ワイワイした場」
を作ることなのです。
それに、参加者がまず
自分の口から自分の意見を発する。
ということを実際に体感してもらうこと。
そうすることで、会議が他人事ではなく
「自分も参加している」という気持ち自然と向くことができますし、
発言しづらい人も、緊張が解ける傾向があります。
なので、チェックインの「お題の内容」は
会議によって変わってくる。
「会議をどういう場にしたいのか？」
というところから考えて、
「どんなお題だったらどんな雰囲気になるかな？」
とイメージして決めてみましょう。
何でもまずはトライすること。
その「考えてみる」この行為こそが
土を耕す最初の一歩なのです。