「わかりやすさ」は、それだけで武器になります。
「わかりやすさ」とは
ものごとを３つにまとめるとわかりやすいです。
たとえば、セミナーやブログの題名の場合は、「クラウドの３つの要件」、「顧客満足の３段階」といったありさまです。
お客様との打ち合わせの出だしは、「本日ご相談したいことは、次の３点です。まず一つ目は、・・・」と切り出します。
なにか相談をされたときの最初のひと言は、「それには、３つの理由があると思いますよ。例えば、・・・」と伝えます。
「２」ではどうも足りない感じです。
「４」では多すぎます。
どうしても「３」に収まらなければ「５」にすることで、なんとか落ち着かせています。
「５」は、代案としては「あり」です。
なぜ「３」なのでしょう。
人は相手がなにかを伝えようとするとき、まずは、この人はなにを伝えようとしているのだろうかと思いを巡らします。
そのとき、「3つありますよ」と見出しを与えてあげましょう。
つまり、話しを受け入れる引き出しを用意してもらいましょう。
そして、その目録に従って話が進むそのたびごと、その引き出しを開けて、話しをそこにことばを収めて行きます。
そうすると、すこぶる安心感があり、難しい話でも記憶に残りやすいのです。
がんばらずに束の間の用意できる記憶の引き出しの数が、「３」なのではないかと、私は考えています。
「記憶にはっきり残る」は、わかりやすさの条件です。
ですから、「３」はわかりやすさの条件となります。
結論は最初
理由や背景は、「結論」の後に追加しましょう。
たとえば、提案を発信するとき、「これは、御社の運用コストを二分の一に削減するための提案です。具体的には、・・・」と話せば、相手は興味を持ち、理由や背景を知りたいと思うでしょう。
いざこざのときに「30分以内に復旧したい。どうすればいいだろうか？」といえばそのものごとが普通でなく、重要であることも伝わり、その着地点に向かって知恵が出てきます。
見積りを依頼するときは、「100万円の予算しかありません。」と伝えれば、その範囲でなんとかしようと努力するでしょう。
結論に魅力があれば、理由を聞きたくなります。
決断が明確であれば、そこに至る選択肢を絞り込むことも容易です。
ですが、決意に魅力を感じなければ話しを聞いても時間の無駄だと感じます。
判断が曖昧であれば、議論が発散し余計な時間がかかる不安が生じます。
みなさんがお客様で、営業が商品の説明に来たとしましょう。
理由や背景を、ぐだぐだと最初に語られると、「それで結論は、何なんですか？」といいたくなるでしょう。
決定を後回しにするのは自信がないか、相手を騙そうとしているかです。
あるいは、先読みできていないか、準備不足なこともあります。
いずれも、厄介ごとになり、時間もかかります。
論結が最初に見えない話しに人は不安を感じます。
その不安が、聞き手にストレスを感じさせます。
大きな負荷がかかる話しを人は聞きたいとは思いません。
聞く意欲の生まれない話しは、うまく理解できません。
つまり、わかりにくいということになります。
美しさ
たとえよくできた内容でも、美しくなければ、見たくないし聞きたくないでしょう。
ある提案資料だけが、実に「美しく」作られていました。
表紙のデザイン、各ページのレイアウトやフォントの統一、美しくわかりやすい図表、要約、概要、詳細へと展開される目次構成などメリハリのきいていて、とてもわかりやすいドキュメンテーションでした。
こうなると、他社の「内容」の取るに足りない欠点が気になってしまいます。
この提案を採用したいと思えてきます。
これには、「感情論」だけではない、実業手抜かりのない実証があります。
見た目が美しいということは、相手にできるだけ負担をかけず、働きかける点や仕事の内容を間違えることなく、確実に伝えようという態度の現われともいえます。
実際に仕事を任せるとなれば、打ち合わせの機会もあるでしょうし、予期しないできごとに対処するために、議論することもあるでしょう。
そういうときに、美しい資料を作れる相手なら、要領よく、わかりやすく説明を受けられるでしょうし、議論もテキパキして進められるでしょうと期待できます。
「美しさ」は相手への思いやりです。
自分が伝えたいことを自分の論理で展開するのではなく、相手が知りたいことを相手の思案の経過を想像して伝えようとした結果です。
自ずとわかりやすくなります。
