今回も、うちと殆ど同じ規模（戸数殆ど同じで非常に参考になる）の
理事長を長くやっておられるミッキー・エヌさんのブログ連動企画です。
ミッキーさんのブログは、私と同じくアメブロの上でこちら。
いつも同じ長さで毎日淡々と、同じ時刻に投下されるところが、気まぐれで
適当なタイミングでくる私のとは一線を画しているなぁ。
。。。。毎日計画的に物事を進めるという人生は送れない私。
これが長期に理事長をやって息切れしないコツなんでしょうなぁ。
ミッキーさんのブログはこちら →
http://ameblo.jp/micky0022/
今回は、理事会の議題は誰が作るって話題
＃ 私Twitterでは､人の呟きに反応して書いている割合が実に5/6。
ツッコミをいれるのが大好きなわけ。
私はTwitter でも @haruboo0 です。
呟きの大半がマンションヲタクとしてのものですので、
時々理事長オフ会とか企画してますからよかったらフォローしてください：
”呟きがあってツッコミがいのありそうな方”にはフォロー返ししています）
戸数は同じで、実は第３土曜が理事会ってとこまで一緒です。
（土曜理事会だと昼に終われば週末つぶされた感がなくなりますし、
記憶が残っているうちに議事録の作成者が翌日仕事も可能。
前の月の会計報告見ながらの議論するってのだと、第３週土曜
ってのはありがちなとこかな）
ミッキーさんが
＞ 他の管理組合では、どういう風に
＞ 議題整理しているんだろう？
＞ 気になるなあ。
だそうなので、既に前置きが長いけど、以下うちの場合：
● 議題作成は、一部例外を除いて”理事長でない”人だけがやる
理事会側での資料の用意は、ほぼ全て”副理事長”の仕事です。
－ 毎月の資料もちこみは、管理会社フロントの他には、
営繕委員長・共用施設委員長・防災安全協議会議長が
おのおの副理事長になっていますので、資料や、議決要求を
まとめた資料を理事会に付議するのはその委員会を総括する
副理事長の義務となっています。、
（理事長は、各委員会には出席義務はなく、渉外で売主と協議する
など、マンションの外の人に会う場合の他は月例理事会以外には
出席しません）今 EVの保守契約の検討小委員会の資料もある。
これに、毎回顧問にしているマンション管理士事務所からの提案
関連のプレゼンも別途あります。
（管理士事務所は、スマートにPowerPointでプレゼン）
● 理事長は１枚の議事進行梗概のみ作成して議事進行に集中する
議題をどのような順で処理していくかは、理事長の専権事項です。
前のものほどじっくり目、後のものがあっさり処理される傾向がある。
過度の長時間の拘束を避けるためうちのマンションの理事会は３時間
（９時に始まった正午）を超えると理事の退席は自由です。
－ 所要ありで退席しても理事としてのその月の報酬は満額支給される －
このため３時間を超えると議決が実施できない場合がありますので、
適宜翌月送りなどの裁定もなされます。
大事な順に並べるのは理事長の仕事。
１戸だけからの要望などは理事長が最後にまとめています
（なのでスキップされることも多い；多くの場合無理ですよと
回答するだけなので議決を要しません）
理事会の前の週の真ん中あたりまでに集まった付議資料を見ながら
せっせと理事長作成。
● 資料は必ず、電子ファイルで作成が義務つけ
書記や、素案作成する管理会社フロントが文字を拾いやすい
ように Word/PowerPoint などのオリジナルファイルをEメール回覧
するほか、マンションの専用掲示板に配置する。
紙でしか存在しないものは、わざわざスキャンして全ページをPDF化
することを、管理会社側・理事に義務つけていて、作成者本人が
必要に応じて管理事務室でPDF化します。
・・・後にある ”報告事項読み上げの省略”の場合に
カット＆ペーストで議事録に張り込めないと書記が大変なので。
● 詳細資料は、印刷費節減のため、印刷はしない
詳細資料（会計報告や、検討事項の詳細資料など）は
全てデジタル資料にして、事前に、マンションの専用掲示板に
事前に張り込んでおく。 必要に応じて、iPad などの
タッチパネルPCから、プロジェクターに投影して確認
（うちは、コラボってISPの提供するシステムを使ってます。
おススメ。デモ画面
http://www.m-collabo.com/demo/index.html
に”理事会”ユーザーで試しに入ってみればわかる）
これ、もともとiPadなどのタッチパネルPCでみて一番使いやすく
できているので、割とタッチパネルPC必須。）
資料って、普通に印刷用につくると縦長になってしまうので、
こういったものも含めて好きな大きさで好きな部分を
プロジェクターに映すには、指先で拡大・縮小できると便利。
● 時間を要する管理会社担当・副理事長３人の作成資料は、
”決まった書式”で梗概を印刷当日回覧する
理事長など各種会合にでていない人にもわかるように、
（１）理事会に対する議決要求
（２）委員会報告で、理事会の議事録に残すべきこと
（３）その他問題点の提案など
で、特に（１）と（２）はいたりきたりしないで、
順番に整理して報告することをこの４人には課してます。
・・ 議決要求は赤・ 理事会議事録への報告の記載要求は青
と色も決まってます。
青い部分は、読み上げは省略して、”読み上げた”ことにして
そのまま議事録送りになります。
一回あたりの上限を決めての決済権があるので、お金のかかる
案件でも”事後報告”だけってものは結構多くあります。
５００戸じゃ数万円の案件をその都度している暇はないから。
● 明確な議決要求以外の上程禁止
必ずいずれかの委員会で複数人で検討して”揉んであって”
明確に、『理事会に対する委員会からの議決要求』の形に
まとまっていないものは、理事会には”報告”以外の形では上程
しません。
－－当然理事会では意見はでますし、差し戻しとか否決とか
は起こりますが、理事個人による付議でも”妥当と思う解決案”
の同時提示なしで生のまま問題点だけを理事会にあげることは
禁じています。
まずは委員会でもんできてくれということです。
（最近、駐車場の自転車通過の違反が多いけどなんとかならないか？
は付議不可で、該当箇所を物理的に通行不可にブロックすることの
可否を問うなら付議可能です）
● 過去資料や、Web資料は、全て会議室で無線LANでネットに
繋いでその場で閲覧する。
● 資料は全ページをWeb上に保存
各回ごとに、補足資料・付議資料のほか
議事録（正本と、住戸番号を抜いた広報版のダブル）
をフォルダーを作って、”作成者”本人がしまっていく。
がまぁ決まりです。
いずれかの委員会にも参加義務のある理事
（総括の副理事長３人 / 共用部・営繕・自治会・防災安全で
合わせて１３人）はそちらの活動を中心でお願いとして、
議案を月例理事会にできるだけそのまま議決できる形でもってくる担当、
理事会にだけ出る理事
（理事長・監事・書記・広報・会計・連絡掛で今年は１０人）
は、それを初めてみて、妥当かどうかを判断する係で、事前に議決要求の形
でまとまっていないと毎回２０－３０に及ぶ議決要求こみで、
３時間以内には収まらないので。
理事会はさくさく採決だけしているイメージがとっても強いです。
。。。何人かのキーになる理事以外はあんまりツッコミもないかな。
またまた長いですが。内規ルールみたいなものは、まとめると
そのまま来期理事さんへの案内に使えますからね・・・
（全く脚色なしなので面倒ならここみろで済ましちゃう）
高度にパソコン・ネットに頼っているので、理事を固辞する人の
理由は、パソコンは苦手。。。が圧倒的ですけどね。
よかったら、ぽちってください。
↓ ↓ ↓ ↓
